Cuando trabajamos con Access y sobre todo cuando preparamos bases de datos en los que otros van a introducir datos, es muy importante que en algunos campos los datos que se introduzcan no sean demasiados permisivos. Es decir que le podemos preparar para ese campo un listado único de datos a introducir, y que "exclusivamente" pueden seleccionar estos, evitándonos así que pongan datos al azar y que posteriormente tengan una influencia negativa a la hora de trabajar con nuestra base de datos.
Por poneros un ejemplo imaginaros que preparáis una base de datos para llevar la gestión de los artículos de una tienda o almacén, y uno de los campos se llama -Ubicación- , la persona que va a introducir los datos de nuestros artículos cuando llegue al campo Ubicación puede:
Saberse de memoria todas las Ubicaciones de la Tienda o el Almacén. o
Que le aparezca una lista con todas las Ubicaciones posibles y elegir la correcta.
¿Cual creéis vosotros que es la mejor opción?
Ahora vamos a ver mediante un ejemplo como podemos escribir una lista dentro de un campo, y así al ir a introducir los datos nos salga lo que nosotros queremos.
"Utilizaremos por ejemplo una base de datos para gestionar los artículos de un almacén o tienda" , luego ya vosotros aplicarlo a vuestra base de datos sea de lo que sea.
1º Creamos nuestra base datos con las tablas y los campos que queremos que gestione nuestra base de datos para controlar todos nuestros artículos.
2º En la tabla en "Vista Diseño" vamos a crear el Campo con una lista de valores, para ello nos situamos en la celda correspondiente y le damos al botón "Columna de Búsqueda".
3º En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción "Escribiré los valores que desee". y le doy a "Siguiente".
4º En el cuadro que nos aparece a continuación podemos elegir:
a) Cuantas columnas queremos que nos aparezcan cuando introduzcamos datos en el campo podemos elegir 1 si la lista es corta o 2, 3.... si la lista de opciones es larga. (Tener en cuenta que si la lista es larga podéis dejarla en 1 columna también pero a la hora de acceder al campo para introducir los datos saldrá la lista muy larga, a veces es conveniente dejarla en 2 para ver mejor las opciones, pero esto ya esta a gusto de cada uno). Para ello en el cuadro que aparece que por defecto pone el numero 1, nos situamos en este cuadro borramos el 1 y ponemos 2 o 3 ya depende de la lista lo larga que sea y le dais a la tecla Tabulador (recordar que la tecla tabulador es la que esta encima de la tecla Bloq Mayus).
b) Ahora debajo de "Col1", vamos a escribir los valores que queremos que aparezcan en nuestra lista cuando nos situemos en el campo para introducir los datos. Recordar que tenemos que darle a la tecla tabulador cada vez que terminemos de introducir un valor.
Como nuestro ejemplo es de un Campo llamado Ubicación que va a reflejar diversos lugares de nuestra tienda o almacén pondremos valores de ese tipo.
5º Ponemos en el nombre de la etiqueta el nombre del Campo en nuestro caso le ponemos Ubicación, identificando así que lo que se trata, y pulsamos Finalizar.
Una vez terminado este proceso, procedemos a guardar la tabla, ahora cuando vayamos a introducir los datos y nos situamos en el campo Ubicación, nos sale una flecha a la derecha, si pulsamos sobre ella nos aparecerán los valores introducidos anteriormente, elegimos el que corresponda asegurándonos así que el valor introducido es el que nosotros queremos, sin dar posibilidad al que introduce los datos que invente o adivine el dato produciéndose a posteriori problemas en las búsquedas.
Podéis usar esta técnica en todos los campos que queráis, de este modo minimizareis en la medida de lo posible los errores en las búsquedas.
Espero que este truco os sirva de ayuda en vuestro trabajo o vuestra vida diaria.
Chao!
