TRUCO Nº 23 - WORD 2007 - PONER MARCA DE AGUA PERSONALIZADA EN EL DOCUMENTO

Hola a tod@s.

TRUCO SENCILLO

    Lo primero es explicaros para los que no lo sabéis, que una marca de agua, es un texto o una imagen que se muestra detrás del texto de nuestro documento en cada página y es visible tanto si la imprimimos como si lo vemos en la pantalla. La función de una marca de agua es mostrar un mensaje al que visualiza el documento sobre alguna característica del mismo.

Por ejemplo una marca de agua consiste en poner la palabra "CONFIDENCIAL", sobre todas las hojas de nuestro documento, indicándole así a su lector, que lo que esta viendo pertenece a esa categoría, y tendrá que preguntarse si esta autorizado a leerlo o no, o poner la palabra "PRIORITARIO", que indica al lector del documento que tiene que procesar el mismo lo antes posible.

Esta opción de la Marca de Agua, nos puede ser muy útil en nuestro trabajo ya que podemos darle a los documentos que realizamos una Categoría.

           Word 2007 ofrece varias marcas de agua predeterminadas (o por defecto):  CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, EJEMPLO, o URGENTE, cada una de las cuales puede mostrarse diagonal u horizontalmente en la página.

Pero podemos definir o generar nuestras propias marcas de agua dándoles el texto, formato, fuente, color y diseño que nosotros queramos.

Vamos a ver los pasos a seguir para poner un marca de agua en nuestro documento, ya bien sea una predefinida o bien una que vamos a crear nosotros.
Para nuestro ejemplo, vamos a imaginar que estamos trabajando en una oficina, y que redactamos el borrador de un contrato, bien para enseñarlo a nuestro Jefe, o bien para enseñárselo a nuestro cliente.

OPCIÓN Nº 1. UTILIZAMOS UNA MARCA DE AGUA PREDEFINIDA.

1º Creamos el documento, en nuestro ejemplo un Contrato de Ejecución de Obras, con 10 paginas.

2º Vamos a la pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua".

3º Elegimos la Marca de Agua, que necesitemos en función del tipo de documento, podemos elegir "BORRADOR"  si lo tenemos que enseñar antes a alguien,  "CONFIDENCIAL" si es para enseñarlo a terceras personas, "URGENTE" si es para tramitarlo enseguida, etc. Para elegir la Marca de Agua simplemente pinchamos con el botón del ratón sobre ella.


En nuestro ejemplo vamos a elegir la Marca de Agua "BORRADOR".

A continuación vemos el resultado.

OPCIÓN Nº 2. UTILIZAMOS UNA MARCA DE AGUA PERSONALIZADA.

1º Creamos el documento, en nuestro ejemplo un Contrato de Ejecución de Obras, con 10 paginas.

 2º Vamos a la pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua", opción "Marcas de Agua Personalizadas".

3º En el cuadro de dialogo que nos aparece podemos elegir entre dos opciones:


OPCIÓN A: Podemos poner una marca de agua de una imagen, (nuestro logotipo, una imagen representativa del documento, una fotografía, etc.. Para ello:


1º Le damos al botón "Seleccionar Imagen", nos vamos donde tenemos guardada la imagen y le damos al botón "Insertar".

2º En la lista desplegable "Escala", elegimos el porcentaje que aparecerá la imagen en nuestra hoja del documento, si queremos que aparezca la imagen en toda la hoja, pondremos 200%, si queremos que aparezca en el centro de la hoja ponemos 50%. En la casilla de Verificación "Decolorar"si la activamos la marca de agua saldrá sin color, y si no la activamos la marca de agua saldrá con color.

Por último si ya lo tenemos todo definido le damos al botón ACEPTAR.

OPCIÓN B: Podemos poner una marca de agua con un texto personalizado, tanto en su tamaño, como su tipo de letra, color, transparencia y si lo queremos en Diagonal o en Horizontal. Para ello:


1º Le damos a la opción "Marca de Agua de Texto".


2º Borramos el Texto que por defecto siempre aparece "BORRADOR", y ponemos el texto que nosotros queremos que aparezca como Marca de Agua en todas las hojas de nuestro documento. (Para nuestro ejemplo vamos a poner PARA VER SOLO POR EL DIRECTOR FINANCIERO), seleccionamos por ejemplo el tipo de letra "Arial Black", escribimos en la opción tamaño 30, de color Rojo, y "Distribución" dejamos por defecto "Diagonal".

3º Por último si ya lo tenemos todo definido le damos al botón ACEPTAR.

Como habéis podido comprobar es muy sencillo poner una marca de agua en nuestro documento, y de esta forma podemos categorizar el mismo y de esta forma sernos útil en algunas ocasiones, por último dos cosas importantes a tener en cuenta:


1ª Si lo imprimís también sale la "Marca de Agua_", no solo se ve en pantalla.

2º Para quitar la marca de Agua, con el documento abierto, Pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua" opción "Quitar Marca de Agua".

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS

Chao!

TRUCO Nº 22 - WORD 2007 - PONER UNA TEXTURA DE FONDO EN EL DOCUMENTO

Hola a tod@s

TRUCO SENCILLO

     Habitualmente todos los documentos que realizamos tienen un fondo blanco y un color de texto en negro. Pero puede ser que en algunas ocasiones, necesitemos algo más interesante, es decir que nuestro documento tenga en vez de un fondo blanco un fondo imitando un tipo especial de papel, esto puede añadir realismo y personalidad a nuestro documento, lo que puede ser efectivo en determinadas situaciones (es recomendable usarlo con moderación).

Por poner un ejemplo este ejercicio lo vamos a realizar utilizando uno de los fondos más originales que es el fondo "PERGAMINO", que puede dar al documento un estilo clásico.

Para poner a nuestro documento este fondo vamos a seguir los siguientes pasos:

           - Vamos a imaginarnos que tenemos que entregar una carta de presentación en una empresa por si                        necesitan de nuestros servicios, podemos entregarla con un formato normal o podemos distinguirnos del resto con una carta de presentación más original -

1º En Word, escribimos nuestra carta de presentación.

2º Ahora, vamos a darle otro aspecto, vamos a la pestaña "Diseño de Pagina", opción "Color de Pagina" y le damos a "Efectos de Relleno".

3º Hacemos clic en la pestaña Textura.

4º Elegimos la textura (para nuestro ejemplo vamos a usar la textura Pergamino), podemos elegir entre las siguientes texturas: Papiro, Lienzo, Vaquero, Esterilla, Gotas de Agua, Papel, Fósil, Arena, Mármol, Granito y Pergamino. Por último le damos a Aceptar.

5º Ahora comprobamos que nuestra carta de Presentación a pasado de ser una simple carta normal a una carta con más personalidad que no distingue del resto, quien sabe si ahí esta la diferencia entre coger a otro o cogernos a nosotros.

Podéis probar todas las texturas que existen, y utilizarlas en diferentes ocasiones realizando documentos únicos y originales.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!

TRUCO Nº 21 - ACCESS 2007 - PEDIR CRITERIOS EN UNA CONSULTA

Hola a tod@s

El truco de hoy, nos va servir para crear una solución más dinámica a la opción de las consultas en Access.

Cuando creamos una consulta la realizamos según unos criterios y para que no cambie en el tiempo, como por ejemplo "busca a todos los que vivan en Madrid", una vez creada la consulta siempre que ejecutemos esta consulta nos aparecerán todos los datos de los que viven en Madrid. 

Ahora, si posteriormente queremos a todos los que viven en Barcelona, tenemos que crear (o modificar) una nueva consulta para que "busque a todos los que vivan en Barcelona", y después si queremos a los que viven en Bilbao, pues otra consulta y así sucesivamente. Este tipo de consultas estaría bien si tuviéramos que hacer el cambio una o dos veces, pero en el caso de que tengamos que hacerlo regularmente es ineficiente.

Pero existe una formula más fácil, para realizar este tipo de consultas, y es que Access a través de una pregunta nos solicite el dato a buscar "Madrid", "Barcelona", "Bilbao", "etc." creamos la consulta una sola vez, y así no es necesario que tengamos que añadir o cambiarla más.

Para realizar una consulta en la que Access nos pida el dato automáticamente lo haremos siguiendo los siguientes pasos:

Para este ejemplo voy a utilizar una base de datos de "Alumnos" de un Centro de Formación estos pasos los seguís vosotros de igual forma en vuestra base de datos.

1º Abrimos nuestra  base de datos , le damos al Asistente para  Consultas para añadir una nueva consulta.

2º Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas", y añadimos la tabla y los campos con la que queremos trabajar.

3º Le ponemos un nombre a la Consulta y elegimos la opción "Modificar el diseño de la consulta". y le damos a finalizar.

4º En la pantalla de diseño de Consultas nos vamos a la celda de criterios donde queremos solicitar el parámetro (en nuestro ejemplo ponemos que queremos buscar por "nombre del alumno"), e introducimos el texto que identifique lo que queremos hacer ENTRE CORCHETES. En nuestro ejemplo hemos puesto [Indique el nombre del alumno que quiere buscar]

5º Ejecutamos la consulta. Cuando la ejecutemos Access muestra el cuadro de dialogo de entrada de parámetros con el texto que introdujimos anteriormente, utilizamos este cuadro de texto para introducir el dato que queremos buscar y hacemos clic en Aceptar.

Por último nos aparece un listado con el "Pepe" o "Pepes", si tenemos varios.

Esto lo podemos aplicar a cualquier campo, "Apellidos", "Dirección", etc., así cada vez que ejecutemos la consulta nos busca por el dato que nosotros introducimos, y no por un valor fijo que nos obliga a cambiar o crear nuevas consultas cada vez que necesitamos buscar algo.

Ahora cada vez que hagamos doble clic sobre la Consulta (la vamos a encontrar en la barra de panel de Tablas, o bien si hemos creado un botón en nuestro formulario) nos aparecerá el criterio de búsqueda para que lo pongamos el dato que nosotros que queremos localizar automáticamente.

Espero que este truco os sirva para hacer más fácil vuestra tarea con Access.

Chao!

TRUCO Nº 20 - OUTLOOK 2007 - RECIBIR RESPUESTAS DE UN MENSAJE EN DIRECCIONES DISTINTAS

Hola a tod@s

El truco de hoy, aunque es muy sencillo, nos puede ser de mucha utilidad, cuando utilizamos nuestro correo electrónico, naturalmente desde la dirección que enviamos un correo electrónico recibimos la respuesta.

Pero puede ser que en algunas ocasiones no nos interese:

a) Porque la dirección la vamos a cambiar en breve.

b) Porque si trabajamos en un despacho la respuesta al envío de un correo electrónico no queremos que nos llegue a nosotros sino a una secretaria o a otro departamento

c) Porque enviamos una solicitud por correo electrónico y queremos que la repuesta llegue a un familiar o a un amigo que es en verdad el que necesita la respuesta.

Para solucionar estos u otros problemas derivados de enviar el correo electrónico desde una dirección y recibir la respuesta en otro, lo haremos de la siguiente forma.

1º Abrimos nuestro programa Microsoft Outlook 2007

2º Le damos a Nuevo para redactar nuestro nuevo mensaje de correo electrónico.

3º En la pantalla que nos aparece le damos al menú  "Opciones" y pinchamos sobre el  botón "Dirigir respuestas a.."

4º Nos fijamos (debe de estar activado por defecto), por si acaso que esta activada la opción "Enviar repuestas a...."

5º En el campo de texto, introducimos la dirección de correo a la que queremos que llegue la respuesta.
Si le damos al botón "Seleccionar nombres" accederemos a nuestra lista de contactos para elegir de allí, si procede un dirección de respuesta.

6º Por último le damos al botón "Cerrar".

7º Escribimos nuestro correo electrónico y le damos a "Enviar", y con estos sencillos pasos, en vez de llegar la repuesta a nuestra dirección le llegara a la dirección que hemos puesto.

NOTA.


Cuando volváis a escribir otro correo, no es necesario que hagáis a estos pasos para cambiar la dirección de repuesta, estos pasos son validos solo para el correo determinado que enviamos, luego se cambia automáticamente a la dirección de respuesta nuestra.


Espero que este pequeño truco os ayude a vuestro trabajo, y si tenéis alguna duda enviarme vuestras preguntas.

Chao!

TRUCO Nº 19 - OUTLOOK 2007 - DESCARGAR CORREO DE UNA CUENTA USANDO VARIOS ORDENADORES

Hola a tod@s

Hoy en día con la sociedad (casi) totalmente informatizada, solemos trabajar con varios ordenadores distintos, el que tenemos en el trabajo, el que tenemos en casa, el que nos conectamos en el ciber, el ordenador de un amigo, el ordenador de un familiar, el ordenador de nuestros hijos, etc, y a quien no le ha pasado alguna vez que hemos abierto el correo electrónico en un ordenador en el que no debíamos descargar algunos correos, y cuando llegamos al ordenador correcto como ya lo descargamos en el otro ordenador ya no lo tenemos.

Desgraciadamente, después de que se descargue en un ordenador, Outlook lo borra del servidor, esto significa que el mensaje sólo puede descargarse en un ordenador que en muchas ocasiones no nos convendrá.

     Pero podemos solucionar este problema configurando Outlook para que deje una copia de nuestros mensajes en el servidor para después descargarlo. De esta forma, no importa qué ordenador usemos para comprobar el correo, siempre habrá una copia de los mensajes en el servidor para cuando queremos consultarlo usando otros ordenadores.

NOTA 

El utilizar esta opción no significa que se descargaran los correos electrónicos una y otra vez,, cada vez que abramos Outlook, ya que después de haber descargado un mensaje, Outlook no lo volverá a descargar en ese mismo ordenador.

Bien,  los pasos que seguiremos para configurar Outlook para que nos deje una copia de los mensajes entrantes en el servidor son los siguientes:

1º Abrimos Outlook 2007.

2º Pinchamos sobre el menú Herramientas, y pinchamos sobre Opciones.

3º En el cuadro que nos aparece vamos pinchamos sobre la pestaña "Configuración del correo", y hacemos clic sobre "Cuentas de correo Electrónico...."

4º Nos aparecen la cuenta o cuentas de correo que tenemos configuradas en Outlook, hacemos doble click sobre la cuenta que queremos cambiar.

5º Ahora nos aparece una ventana con todas la configuración de nuestro correo electrónico, ahora vamos a darle al botón "Más configuraciones..."

6º En la ventana que nos aparece le damos a la pestaña Avanzadas.

7º Y ahora hacemos clic sobre la opción "Dejar una copia de los mensajes en el servidor".

Bien llegados a este punto es importante que analicemos las dos opciones que aparecen sobre Dejar una copia de los mensajes en el servidor.

La primera de ellas podemos activarla para que borre los mensajes del servidor pasado un periodo de tiempo, activaremos la casilla "Quinta del servidor después de X días", y especificamos el número de días que queremos que Outlook respete los mensajes en el servidor.

Si nuestro ritmo de trabajo implica estar con todos los ordenadores de nuestro entorno como mínimo una vez a la semana pues le ponemos por ejemplo 10 días, y así no saturamos el servidor , si nuestro ritmo de trabajo nos hace que no sepamos cuando vamos a utilizar o necesitar un ordenador u otro y su correo correspondiente pues no activamos la casilla, esto lo marcara nuestra dinámica de trabajo.

La segunda de las opciones la podemos usar como control, es decir si activamos esta opción Outlook eliminara los mensajes del servidor cuando borremos los mensajes de nuestra carpeta "Elementos eliminados", de manera permanente. Os digo lo mismo que lo anterior depende de vuestra dinámica de trabajo, si sois de los que borran la carpeta de Elementos Eliminados todos los días o muy frecuentemente, no la activéis, si tenéis la costumbre de borrar esta carpeta cada 15 o 20 días, y vais a usar todos vuestros ordenadores y correos en este periodo de tiempo puede ser una opción que a la vez que se eliminan los correos de la carpeta Elementos Eliminados también se eliminen los correos que hay en el Servidor.

     Vosotros decidís.

8º Configuradas todas las opciones, ya solo nos queda darle a Aceptar, en la siguiente pantalla darle a Siguiente y por último en el cuadro que nos aparece le damos a Finalizar.

Y con estos sencillos pasos, ya podemos abrir nuestro correo en tantos ordenadores como queramos que siempre se nos descargaran los mensajes para utilizarlos en caso de que lo necesitemos.

Esta opción la activaremos en el ordenador que utilicemos como principal (el de trabajo, el de casa, etc.)

Espero que este truco os ayude en vuestro trabajo.

Chao!