TRUCO Nº 26 - EXCEL 2007 - QUITAR LETRAS, ESPACIOS Y SIGNOS DE UNA CELDA Y DEJAR SOLO EL NUMERO.

Hola a tod@s.

            Un visitante del blog, me ha escrito en un comentario que tiene una lista en Excel de números que contienen una letra, pero a él solo le interesa el número, y me comenta si existe mediante una formula, quitar esta letra automáticamente y dejar únicamente el número, en caso contrario debe de celda por celda eliminar manualmente la letra con el consiguiente coste en tiempo que esto supone. Voy a aprovechar este comentario no solo para explicárselo a él sino a todos vosotros por si en alguna ocasión esto os puede servir de ayuda.

Mediante este Truco os voy a explicar como quitar letras, espacios, símbolos de una celda y dejar exclusivamente el numero.

NOTA. Este truco requiere de programación en Visual Basic, no os preocupéis seguir con atención cada uno de los pasos, por que el código del programa os lo voy a dar ya escrito, vosotros solo tenéis que copiar y pegar.

Comenzamos, la explicación del truco con una hoja de Excel en la que nos encontramos con diez celdas (quien dice 10 dice 3000 celdas) que contienen datos combinados de letras, números, caracteres, espacios, etc.

1º Si no tenemos activado el cuadro de edición de Visual Basic, vamos activarlo, (Saber si lo tenemos activado o no lo observamos si en la barra de menús tenemos el menú "Programador), para ello:

a) Le damos a la flecha que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido de Excel, y le damos a la opción Mas Comandos.

b) Le damos a la opción "Mas Frecuentes", y activamos la casilla de verificación de la opción "Mostrar Ficha programador en la cinta de opciones" y le damos a "Aceptar".

Ahora vemos que nuestra hoja de calculo dentro de la barra de menús nos aparece el menú "Programador"

2º Ahora que tenemos el menú Programador, pinchamos sobre él, y  de los botones que nos aparecen,  pinchamos sobre Visual Basic.

3º Nos aparece una nueva ventana para realizar la programación en Visual Basic, para acceder a la ventana de programación, pinchamos sobre el botón "Agregar Modulo", y elegimos la opción "Modulo".

4º En el espacio en blanco que nos aparece copiamos y pegamos el código que os escribo a continuación:

Function SOLO_NUMEROS(In_Str)
Application.Volatile
Dim Temp_Str As String, Letra As String
Temp_Str = ""
On Error Resume Next
For c = 0 To Len(In_Str)
Letra = Mid(In_Str, c, 1)
If InStr("0123456789", Letra) > 0 Then
Temp_Str = Temp_Str & Letra
End If
Next
SOLO_NUMEROS = Temp_Str
End Function

Este es un código programado en Visual Basic para eliminar letras, símbolos y espacios de una celda y dejar solo los números. 

Una vez pegado este código en  nuestra ventana de Visual Basic nos aparecerá así:

A continuación vamos a Guardar nuestro programa, para ello le damos al botón Guardar.

En la siguiente ventana que nos aparece en la opción Guardar como tipo elegimos la opción "Libro de Excel Habilitado para Macros", le ponemos un nombre y le damos a Guardar.

Por último sobre la ventana de Visual Basic la cerramos pulsando sobre la X roja de la ventana superior derecha.

5º Una vez que tenemos el programa diseñado y guardado en nuestro hoja de calculo, vamos a proceder a convertir las celdas con letras, símbolos y espacios en celdas con solo los números. Para ellos nos situamos en la celda donde queremos que nos aparezca el resultado.

6º En la barra de formulas ponemos el signo igual = y a continuación escribimos la siguiente formula: VALOR(Solo_Numeros(A1))

Tener en cuenta que donde pone A1, es donde esta la celda que queremos convertir, si estuviera en otra celda, sustituimos A1 por la celda en cuestión, en nuestro ejemplo esta en la celda A1.

7º Una vez escrita la formula pulsamos INTRO, aparecerá en la celda donde hemos escrito la formula solo los números eliminando así espacios, signos y letras.

8º A continuación pinchamos sobre esta celda, y pinchamos sobre el cuadradito que nos aparece en la esquina inferior derecha. Y sin solar el botón del ratón arrastramos hasta el final de las celdas, convirtiendo cada una de ellas en números exclusivamente.

Espero que este truco especialmente dedicado a la persona que me envió el comentario solicitándome, si podía resolverle el problema, os sirva a todos en vuestro trabajo. 

Chao!

TRUCO Nº 25 - OUTLOOK 2007 - 2ª PARTE - CONFIGURAR OUTLOOK 2007 PARA RECIBIR EN LA BANDEJA DE ENVIADOS, LOS CORREOS ELECTRÓNICOS QUE ENVIAMOS DESDE NUESTRO SMARTPHONE O DESDE GMAIL.

 Hola a tod@s

2ª PARTE

      En continuación (con el truco/técnica anterior, en la que vimos como podemos sincronizar, asociar y configurar Microsoft Outlook 2007 para que envíe y reciba correos electrónicos de una cuenta de Gmail) una vez que tenemos configurado Microsoft Outlook 2007, nos damos cuenta de un detalle importante, y es que cuando yo envío un correo electrónico desde mi cuenta de Microsoft Outlook, en Gmail, automáticamente se nos va a la Bandeja de de Enviados, pero si lo mandamos desde Gmail o desde un Smartphone, en Microsoft Outlook nos aparece en la Bandeja de Entrada.

Esto es un problema importante, ya que nos puede llevar a cometer errores importantes, si es uno y de vez en cuando, no pasa nada, lo podemos controlar,  pero si a través de mi Smartphone estoy enviando y recibiendo mensajes, se nos llenara nuestra Bandeja de Entrada de Microsoft Outlook con nuestros propios mensajes enviados y llegara un momento en que no sabremos si es nuestro el mensaje o es un correo importante que nos han enviado, y podemos eliminarlo sin querer con el inconveniente que esto puede producir.

Bien, ahora vamos a ver cómo podemos configurar Microsoft Outlook 2007, para que cuando enviemos mensajes desde nuestro Smartphone o desde Gmail, estos mensajes vayan directamente a la Bandeja de Enviados y no a la Bandeja de Entrada.

Para ello vamos a utilizar la opción de Microsoft Outlook 2007 “Reglas y Alertas”.

Pasos a seguir para configurar Microsoft Outlook 2007 para recibir en la Bandeja de Enviados, los correos electrónicos que enviamos desde nuestro Smartphone o desde Gmail.

1º Añadimos nuestra dirección de correo electrónico a Contactos.

Nuevo-Contacto. // Ponemos nuestra dirección de correo electrónico y le damos a Guardar y Cerrar

2º En Microsoft Outlook 2007, menú Herramientas opción “Reglas y Alertas”.

3º En la siguiente ventana elegimos la opción “Nueva Regla”.

4º Ahora en la ventana que nos aparece vamos a realizar los cambios necesarios para conseguir nuestro objetivo, en primer lugar pinchamos sobre la primera opción “Mover a una carpeta los mensajes de una persona”, a continuación pinchamos sobre la opción “personas o listas de distribución”. Fijaros en la imagen de abajo.

5º A continuación en la ventana que nos aparece, vemos que aparecen todos nuestros contactos, tenemos que elegir nuestro contacto o correo electrónico, haciendo doble clic sobre él, observamos que nuestro correo aparece en la parte inferior de la ventana, y que ya tenemos activo el botón “Aceptar”. Pulsamos sobre Aceptar.

6º Observamos que en la ventana que nos aparece en vez de poner “personas o listas de distribución” que aparecía antes, aparece ahora nuestra dirección de correo electrónico, ahora pinchamos sobre la palabra “especificada” para cambiar la carpeta donde se van a recibir los correos electrónicos.

7º Elegimos la carpeta “Elementos Enviados”, y le damos a ACEPTAR.

8º Comprobamos que todo está correcto y le damos al botón Siguiente.

9º Le damos otra vez a siguiente, sin activar nada.

10º En la siguiente ventana le damos a la opción “Marcar como Leido” y le damos a Siguiente.

11º Le damos a Siguiente, sin activar nada.

12º Por último borramos lo que aparece por defecto y le damos un nombre a nuestra regla por ejemplo “Correos electrónicos mandados de SmartPhone y Gmail” y le damos  a Finalizar.

13º Le damos a “Aplicar” y a “Aceptar”

     Pues ya esta, con estos pasos, cada vez que enviemos un mensaje de correo electrónico, desde nuestro SmartPhone o desde Gmail, la sincronización que se hace con Microsoft Outlook 2007, enviara estos mensajes enviados a la carpeta correcta de Outlook “Elementos Enviados”.

    Recordar que para sincronizar Microsoft Outlook 2007 inmediatamente, darle a la opción “Enviar y Recibir”, sino esperar a que lo haga automáticamente, un función del tiempo que lo hayáis configurado.

Espero que este truco/técnica os sirva de ayuda en vuestro trabajo diario, que es el objetivo de este blog.

Si tenéis alguna duda o sugerencia por favor escribirlo en los comentarios, estoy aquí para ayudaros.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!

TRUCO Nº 24 - OUTLOOK 2007 - SINCRONIZAR ASOCIAR CONFIGURAR CUENTA DE CORREO ELECTRONICO DE GMAIL EN MICROSOFT OUTLOOK 2007 (1ª PARTE)

Hola a tod@s

1ª PARTE

Esta semana, uno de mis alumnos me hizo una consulta:

“– Tengo una cuenta de correo electrónico en GMAIL, pero me gusta utilizar el programa Microsoft Outlook 2007 por todas las funciones que posee, ¿puedo sincronizar la cuenta de GMAIL con Outlook de tal forma que cuando envío un correo o recibo correos se haga a la vez en GMAIL y en Outlook y de igual manera si añado un contacto o elimino un contacto en uno se haga automáticamente en los dos, y así en todas las operaciones que realizo en uno o en otro?”

Interesante pregunta, ¿no creéis?, lógicamente la cuenta de Microsoft Outlook 2007 solo la tiene configurada en su ordenador, cuando no utiliza su ordenador  y utiliza otro para trabajar sobre su correo utiliza Internet y su cuenta en GMAIL, pero claro los cambios que realiza en uno o en otro en función de que ordenador utiliza, deberían realizarse tales cambios en ambos sitios en GMAIL y en Microsoft Outlook.

Quiero compartir con vosotros los pasos que indique a mi alumno para que sincronizara su correo de Gmail en Microsoft Outlook 2007, y así beneficiarnos todos  de esta técnica, y que podáis utilizarla.

Antes de ver los pasos vamos a partir que ya tenéis una cuenta de correo electrónico con GMAIL, en este ejemplo yo me he creado una que se llama ejemplodesincronizacion@gmail.com.

PASOS A SEGUIR PARA SINCRONIZAR UNA CUENTA DE GMAIL CON MICROSOFT OUTLOOK 2007

1º Vamos a configurar la cuenta de GMAIL para que se sincronice con Outlook, para ello abrimos en Internet nuestra cuenta de GMAIL, a continuación vamos al menú Configuración que se encuentra a la derecha en una flecha que aparece junto a un símbolo que parece una rueda dentada.

2º Abrimos la pestaña “Reenvió y correo POP/IMAP”.

3º En el apartado Nº 1, activamos la opción:

Habilitar POP para todos los mensajes (incluso si ya se han descargado)

En el apartado Nº 2, elegimos la opción:

Conservar la copia de Gmail en Recibidos

Una vez realizados estos dos cambios le damos al botón “Guardar cambios”

4º Ya tenemos configurado GMAIL para su sincronización, ahora vamos a configurar Microsoft Outlook 2007 para configurarlo y que se sincronice con GMAIL.

Abrimos Outlook 2007

Lo primero que debemos hacer es crear configurar el programa usando nuestra cuenta de GMAIL, que se realiza de la siguiente forma:

Con Outlook abierto nos vamos a la pestaña Herramientas opción “Configuración de la cuenta”

A Continuación le damos al botón “Nuevo…”, y en la nueva ventana que nos aparece pinchamos sobre la casilla de verificación “Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales” y le damos a Siguiente.

En la ventana que nos aparece dejamos la primera opción activada “Correo electrónico de Internet”, y le damos a Siguiente

En la siguiente ventana introducimos los datos de nuestra cuenta de correo de GMAIL, para las casillas Servidor de correo entrante ponemos pop.gmail.com, y para el correo saliente ponemos smtp.gmail.com, los demás datos son los datos de nuestra cuenta de correo de GMAIL, fijaros en la imagen de abajo. Después de introducir los datos de configuración le damos al botón “Mas Configuraciones”

En la nueva ventana dejamos los datos de la pestaña General como están y pinchamos sobre la pestaña “Servidor de Salida”

En esta pestaña seleccionamos la opción “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación” y posteriormente pinchamos sobre la pestaña “Avanzadas”.

En la pestaña “Avanzadas”, configuramos los siguientes valores, activamos la casilla de verificación “Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)”, con lo que el valor del campo “Servidor de entrada (POP3): nos aparecerá ahora por defecto con el número 995, lo dejamos así, a continuación vamos a cambiar el valor del campo “Servidor de Salida (SMTP):” y le ponemos 587, a continuación pinchamos sobre la lista desplegable “Usar el siguiente tipo de conexión cifrada:” y elegimos TLS, por último activamos la casilla de verificación “Dejar una copia de los mensajes en el servidor”. Fijaros en la imagen de abajo, para que lo dejéis vosotros igual en vuestro Outlook. Una vez finalizados estos pasos de la damos al botón ACEPTAR.

Ya tenemos configurada la cuenta en Outlook, ahora vamos a probar que esta todo correcto, para ello en la ventana que nos aparece después de Aceptar los pasos anteriores le damos al botón “Probar Configuración de la cuenta”, entonces Outlook hará pruebas de entrada y salida de correos, si todo esta correcto, nos saldrá un mensaje diciendo “Pruebas completadas correctamente. Haga clic en cerrar para continuar”. Si apareciera algún tipo de error, le damos a cerrar, y volvemos a comprobar todos los pasos y configuraciones anteriores, así hasta que nos salga el mensaje anterior que esta todo correcto. 

(Muchas veces, nos obsesionamos creyendo que lo hemos hecho bien, que es el ordenador que falla, pero os aseguro por mi experiencia que en el 99 % de las veces, es por una letra, una coma, un punto, que hemos añadido u omitido en algún paso, y por eso aunque todo lo demás este bien, no funciona, repasarlo y si aun así os sigue fallando, borrar todo y volver a empezar, todo de nuevo, hacerme caso). 

En las ventanas posteriores le damos al botón “Siguiente” y a “Finalizar".

e         En la última ventana le damos al botón “Cerrar”.

Ya tenemos configurada nuestra cuenta de GMAIL en Outlook.

Ahora cada vez que nosotros recibamos un correo electrónico, lo recibiremos al mismo tiempo en nuestra cuenta de Microsoft Outlook 2007 y en nuestra cuenta de GMAIL.

De la misma forma cuando nosotros enviamos un correo electrónico desde Microsoft Outlook 2007, automáticamente nos aparece en la bandeja de enviados en GMAIL.

Comprobadlo vosotros.

Con esta técnica, podemos utilizar nuestro correo electrónico en el trabajo o en casa con el programa Microsoft Outlook 2007, y si en algún momento debemos utilizar nuestro correo en un ordenador distinto podemos utilizar GMAIL con la seguridad que todo lo que enviemos o recibamos se sincronizara y actualizara a la vez tanto en GMAIL como en Microsoft Outlook.

Espero que esta técnica haya quedado clara en su exposición, si tenéis alguna duda me la consultáis en los comentarios 

Si lo habéis probado, habréis observado, que cuando enviamos un correo desde Microsoft Outlook, en GMAIL este mensaje aparece automáticamente en Enviados, pero si el mensaje lo enviais desde GMAIL, en Microsoft Outlook aparece no en la Bandeja de Enviados sino en la Bandeja de Entrada, en la 2ª parte de esta Técnica os explicare como cambiar esto y que aparezca en la Bandeja de Enviados en Microsoft Outlook.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!

TRUCO Nº 23 - WORD 2007 - PONER MARCA DE AGUA PERSONALIZADA EN EL DOCUMENTO

Hola a tod@s.

TRUCO SENCILLO

    Lo primero es explicaros para los que no lo sabéis, que una marca de agua, es un texto o una imagen que se muestra detrás del texto de nuestro documento en cada página y es visible tanto si la imprimimos como si lo vemos en la pantalla. La función de una marca de agua es mostrar un mensaje al que visualiza el documento sobre alguna característica del mismo.

Por ejemplo una marca de agua consiste en poner la palabra "CONFIDENCIAL", sobre todas las hojas de nuestro documento, indicándole así a su lector, que lo que esta viendo pertenece a esa categoría, y tendrá que preguntarse si esta autorizado a leerlo o no, o poner la palabra "PRIORITARIO", que indica al lector del documento que tiene que procesar el mismo lo antes posible.

Esta opción de la Marca de Agua, nos puede ser muy útil en nuestro trabajo ya que podemos darle a los documentos que realizamos una Categoría.

           Word 2007 ofrece varias marcas de agua predeterminadas (o por defecto):  CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, EJEMPLO, o URGENTE, cada una de las cuales puede mostrarse diagonal u horizontalmente en la página.

Pero podemos definir o generar nuestras propias marcas de agua dándoles el texto, formato, fuente, color y diseño que nosotros queramos.

Vamos a ver los pasos a seguir para poner un marca de agua en nuestro documento, ya bien sea una predefinida o bien una que vamos a crear nosotros.
Para nuestro ejemplo, vamos a imaginar que estamos trabajando en una oficina, y que redactamos el borrador de un contrato, bien para enseñarlo a nuestro Jefe, o bien para enseñárselo a nuestro cliente.

OPCIÓN Nº 1. UTILIZAMOS UNA MARCA DE AGUA PREDEFINIDA.

1º Creamos el documento, en nuestro ejemplo un Contrato de Ejecución de Obras, con 10 paginas.

2º Vamos a la pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua".

3º Elegimos la Marca de Agua, que necesitemos en función del tipo de documento, podemos elegir "BORRADOR"  si lo tenemos que enseñar antes a alguien,  "CONFIDENCIAL" si es para enseñarlo a terceras personas, "URGENTE" si es para tramitarlo enseguida, etc. Para elegir la Marca de Agua simplemente pinchamos con el botón del ratón sobre ella.


En nuestro ejemplo vamos a elegir la Marca de Agua "BORRADOR".

A continuación vemos el resultado.

OPCIÓN Nº 2. UTILIZAMOS UNA MARCA DE AGUA PERSONALIZADA.

1º Creamos el documento, en nuestro ejemplo un Contrato de Ejecución de Obras, con 10 paginas.

 2º Vamos a la pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua", opción "Marcas de Agua Personalizadas".

3º En el cuadro de dialogo que nos aparece podemos elegir entre dos opciones:


OPCIÓN A: Podemos poner una marca de agua de una imagen, (nuestro logotipo, una imagen representativa del documento, una fotografía, etc.. Para ello:


1º Le damos al botón "Seleccionar Imagen", nos vamos donde tenemos guardada la imagen y le damos al botón "Insertar".

2º En la lista desplegable "Escala", elegimos el porcentaje que aparecerá la imagen en nuestra hoja del documento, si queremos que aparezca la imagen en toda la hoja, pondremos 200%, si queremos que aparezca en el centro de la hoja ponemos 50%. En la casilla de Verificación "Decolorar"si la activamos la marca de agua saldrá sin color, y si no la activamos la marca de agua saldrá con color.

Por último si ya lo tenemos todo definido le damos al botón ACEPTAR.

OPCIÓN B: Podemos poner una marca de agua con un texto personalizado, tanto en su tamaño, como su tipo de letra, color, transparencia y si lo queremos en Diagonal o en Horizontal. Para ello:


1º Le damos a la opción "Marca de Agua de Texto".


2º Borramos el Texto que por defecto siempre aparece "BORRADOR", y ponemos el texto que nosotros queremos que aparezca como Marca de Agua en todas las hojas de nuestro documento. (Para nuestro ejemplo vamos a poner PARA VER SOLO POR EL DIRECTOR FINANCIERO), seleccionamos por ejemplo el tipo de letra "Arial Black", escribimos en la opción tamaño 30, de color Rojo, y "Distribución" dejamos por defecto "Diagonal".

3º Por último si ya lo tenemos todo definido le damos al botón ACEPTAR.

Como habéis podido comprobar es muy sencillo poner una marca de agua en nuestro documento, y de esta forma podemos categorizar el mismo y de esta forma sernos útil en algunas ocasiones, por último dos cosas importantes a tener en cuenta:


1ª Si lo imprimís también sale la "Marca de Agua_", no solo se ve en pantalla.

2º Para quitar la marca de Agua, con el documento abierto, Pestaña "Diseño de Página", Botón "Marca de Agua" opción "Quitar Marca de Agua".

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS

Chao!

TRUCO Nº 22 - WORD 2007 - PONER UNA TEXTURA DE FONDO EN EL DOCUMENTO

Hola a tod@s

TRUCO SENCILLO

     Habitualmente todos los documentos que realizamos tienen un fondo blanco y un color de texto en negro. Pero puede ser que en algunas ocasiones, necesitemos algo más interesante, es decir que nuestro documento tenga en vez de un fondo blanco un fondo imitando un tipo especial de papel, esto puede añadir realismo y personalidad a nuestro documento, lo que puede ser efectivo en determinadas situaciones (es recomendable usarlo con moderación).

Por poner un ejemplo este ejercicio lo vamos a realizar utilizando uno de los fondos más originales que es el fondo "PERGAMINO", que puede dar al documento un estilo clásico.

Para poner a nuestro documento este fondo vamos a seguir los siguientes pasos:

           - Vamos a imaginarnos que tenemos que entregar una carta de presentación en una empresa por si                        necesitan de nuestros servicios, podemos entregarla con un formato normal o podemos distinguirnos del resto con una carta de presentación más original -

1º En Word, escribimos nuestra carta de presentación.

2º Ahora, vamos a darle otro aspecto, vamos a la pestaña "Diseño de Pagina", opción "Color de Pagina" y le damos a "Efectos de Relleno".

3º Hacemos clic en la pestaña Textura.

4º Elegimos la textura (para nuestro ejemplo vamos a usar la textura Pergamino), podemos elegir entre las siguientes texturas: Papiro, Lienzo, Vaquero, Esterilla, Gotas de Agua, Papel, Fósil, Arena, Mármol, Granito y Pergamino. Por último le damos a Aceptar.

5º Ahora comprobamos que nuestra carta de Presentación a pasado de ser una simple carta normal a una carta con más personalidad que no distingue del resto, quien sabe si ahí esta la diferencia entre coger a otro o cogernos a nosotros.

Podéis probar todas las texturas que existen, y utilizarlas en diferentes ocasiones realizando documentos únicos y originales.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!