TRUCO Nº 25 - OUTLOOK 2007 - 2ª PARTE - CONFIGURAR OUTLOOK 2007 PARA RECIBIR EN LA BANDEJA DE ENVIADOS, LOS CORREOS ELECTRÓNICOS QUE ENVIAMOS DESDE NUESTRO SMARTPHONE O DESDE GMAIL.

 Hola a tod@s

2ª PARTE

      En continuación (con el truco/técnica anterior, en la que vimos como podemos sincronizar, asociar y configurar Microsoft Outlook 2007 para que envíe y reciba correos electrónicos de una cuenta de Gmail) una vez que tenemos configurado Microsoft Outlook 2007, nos damos cuenta de un detalle importante, y es que cuando yo envío un correo electrónico desde mi cuenta de Microsoft Outlook, en Gmail, automáticamente se nos va a la Bandeja de de Enviados, pero si lo mandamos desde Gmail o desde un Smartphone, en Microsoft Outlook nos aparece en la Bandeja de Entrada.

Esto es un problema importante, ya que nos puede llevar a cometer errores importantes, si es uno y de vez en cuando, no pasa nada, lo podemos controlar,  pero si a través de mi Smartphone estoy enviando y recibiendo mensajes, se nos llenara nuestra Bandeja de Entrada de Microsoft Outlook con nuestros propios mensajes enviados y llegara un momento en que no sabremos si es nuestro el mensaje o es un correo importante que nos han enviado, y podemos eliminarlo sin querer con el inconveniente que esto puede producir.

Bien, ahora vamos a ver cómo podemos configurar Microsoft Outlook 2007, para que cuando enviemos mensajes desde nuestro Smartphone o desde Gmail, estos mensajes vayan directamente a la Bandeja de Enviados y no a la Bandeja de Entrada.

Para ello vamos a utilizar la opción de Microsoft Outlook 2007 “Reglas y Alertas”.

Pasos a seguir para configurar Microsoft Outlook 2007 para recibir en la Bandeja de Enviados, los correos electrónicos que enviamos desde nuestro Smartphone o desde Gmail.

1º Añadimos nuestra dirección de correo electrónico a Contactos.

Nuevo-Contacto. // Ponemos nuestra dirección de correo electrónico y le damos a Guardar y Cerrar

2º En Microsoft Outlook 2007, menú Herramientas opción “Reglas y Alertas”.

3º En la siguiente ventana elegimos la opción “Nueva Regla”.

4º Ahora en la ventana que nos aparece vamos a realizar los cambios necesarios para conseguir nuestro objetivo, en primer lugar pinchamos sobre la primera opción “Mover a una carpeta los mensajes de una persona”, a continuación pinchamos sobre la opción “personas o listas de distribución”. Fijaros en la imagen de abajo.

5º A continuación en la ventana que nos aparece, vemos que aparecen todos nuestros contactos, tenemos que elegir nuestro contacto o correo electrónico, haciendo doble clic sobre él, observamos que nuestro correo aparece en la parte inferior de la ventana, y que ya tenemos activo el botón “Aceptar”. Pulsamos sobre Aceptar.

6º Observamos que en la ventana que nos aparece en vez de poner “personas o listas de distribución” que aparecía antes, aparece ahora nuestra dirección de correo electrónico, ahora pinchamos sobre la palabra “especificada” para cambiar la carpeta donde se van a recibir los correos electrónicos.

7º Elegimos la carpeta “Elementos Enviados”, y le damos a ACEPTAR.

8º Comprobamos que todo está correcto y le damos al botón Siguiente.

9º Le damos otra vez a siguiente, sin activar nada.

10º En la siguiente ventana le damos a la opción “Marcar como Leido” y le damos a Siguiente.

11º Le damos a Siguiente, sin activar nada.

12º Por último borramos lo que aparece por defecto y le damos un nombre a nuestra regla por ejemplo “Correos electrónicos mandados de SmartPhone y Gmail” y le damos  a Finalizar.

13º Le damos a “Aplicar” y a “Aceptar”

     Pues ya esta, con estos pasos, cada vez que enviemos un mensaje de correo electrónico, desde nuestro SmartPhone o desde Gmail, la sincronización que se hace con Microsoft Outlook 2007, enviara estos mensajes enviados a la carpeta correcta de Outlook “Elementos Enviados”.

    Recordar que para sincronizar Microsoft Outlook 2007 inmediatamente, darle a la opción “Enviar y Recibir”, sino esperar a que lo haga automáticamente, un función del tiempo que lo hayáis configurado.

Espero que este truco/técnica os sirva de ayuda en vuestro trabajo diario, que es el objetivo de este blog.

Si tenéis alguna duda o sugerencia por favor escribirlo en los comentarios, estoy aquí para ayudaros.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!

TRUCO Nº 24 - OUTLOOK 2007 - SINCRONIZAR ASOCIAR CONFIGURAR CUENTA DE CORREO ELECTRONICO DE GMAIL EN MICROSOFT OUTLOOK 2007 (1ª PARTE)

Hola a tod@s

1ª PARTE

Esta semana, uno de mis alumnos me hizo una consulta:

“– Tengo una cuenta de correo electrónico en GMAIL, pero me gusta utilizar el programa Microsoft Outlook 2007 por todas las funciones que posee, ¿puedo sincronizar la cuenta de GMAIL con Outlook de tal forma que cuando envío un correo o recibo correos se haga a la vez en GMAIL y en Outlook y de igual manera si añado un contacto o elimino un contacto en uno se haga automáticamente en los dos, y así en todas las operaciones que realizo en uno o en otro?”

Interesante pregunta, ¿no creéis?, lógicamente la cuenta de Microsoft Outlook 2007 solo la tiene configurada en su ordenador, cuando no utiliza su ordenador  y utiliza otro para trabajar sobre su correo utiliza Internet y su cuenta en GMAIL, pero claro los cambios que realiza en uno o en otro en función de que ordenador utiliza, deberían realizarse tales cambios en ambos sitios en GMAIL y en Microsoft Outlook.

Quiero compartir con vosotros los pasos que indique a mi alumno para que sincronizara su correo de Gmail en Microsoft Outlook 2007, y así beneficiarnos todos  de esta técnica, y que podáis utilizarla.

Antes de ver los pasos vamos a partir que ya tenéis una cuenta de correo electrónico con GMAIL, en este ejemplo yo me he creado una que se llama ejemplodesincronizacion@gmail.com.

PASOS A SEGUIR PARA SINCRONIZAR UNA CUENTA DE GMAIL CON MICROSOFT OUTLOOK 2007

1º Vamos a configurar la cuenta de GMAIL para que se sincronice con Outlook, para ello abrimos en Internet nuestra cuenta de GMAIL, a continuación vamos al menú Configuración que se encuentra a la derecha en una flecha que aparece junto a un símbolo que parece una rueda dentada.

2º Abrimos la pestaña “Reenvió y correo POP/IMAP”.

3º En el apartado Nº 1, activamos la opción:

Habilitar POP para todos los mensajes (incluso si ya se han descargado)

En el apartado Nº 2, elegimos la opción:

Conservar la copia de Gmail en Recibidos

Una vez realizados estos dos cambios le damos al botón “Guardar cambios”

4º Ya tenemos configurado GMAIL para su sincronización, ahora vamos a configurar Microsoft Outlook 2007 para configurarlo y que se sincronice con GMAIL.

Abrimos Outlook 2007

Lo primero que debemos hacer es crear configurar el programa usando nuestra cuenta de GMAIL, que se realiza de la siguiente forma:

Con Outlook abierto nos vamos a la pestaña Herramientas opción “Configuración de la cuenta”

A Continuación le damos al botón “Nuevo…”, y en la nueva ventana que nos aparece pinchamos sobre la casilla de verificación “Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales” y le damos a Siguiente.

En la ventana que nos aparece dejamos la primera opción activada “Correo electrónico de Internet”, y le damos a Siguiente

En la siguiente ventana introducimos los datos de nuestra cuenta de correo de GMAIL, para las casillas Servidor de correo entrante ponemos pop.gmail.com, y para el correo saliente ponemos smtp.gmail.com, los demás datos son los datos de nuestra cuenta de correo de GMAIL, fijaros en la imagen de abajo. Después de introducir los datos de configuración le damos al botón “Mas Configuraciones”

En la nueva ventana dejamos los datos de la pestaña General como están y pinchamos sobre la pestaña “Servidor de Salida”

En esta pestaña seleccionamos la opción “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación” y posteriormente pinchamos sobre la pestaña “Avanzadas”.

En la pestaña “Avanzadas”, configuramos los siguientes valores, activamos la casilla de verificación “Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)”, con lo que el valor del campo “Servidor de entrada (POP3): nos aparecerá ahora por defecto con el número 995, lo dejamos así, a continuación vamos a cambiar el valor del campo “Servidor de Salida (SMTP):” y le ponemos 587, a continuación pinchamos sobre la lista desplegable “Usar el siguiente tipo de conexión cifrada:” y elegimos TLS, por último activamos la casilla de verificación “Dejar una copia de los mensajes en el servidor”. Fijaros en la imagen de abajo, para que lo dejéis vosotros igual en vuestro Outlook. Una vez finalizados estos pasos de la damos al botón ACEPTAR.

Ya tenemos configurada la cuenta en Outlook, ahora vamos a probar que esta todo correcto, para ello en la ventana que nos aparece después de Aceptar los pasos anteriores le damos al botón “Probar Configuración de la cuenta”, entonces Outlook hará pruebas de entrada y salida de correos, si todo esta correcto, nos saldrá un mensaje diciendo “Pruebas completadas correctamente. Haga clic en cerrar para continuar”. Si apareciera algún tipo de error, le damos a cerrar, y volvemos a comprobar todos los pasos y configuraciones anteriores, así hasta que nos salga el mensaje anterior que esta todo correcto. 

(Muchas veces, nos obsesionamos creyendo que lo hemos hecho bien, que es el ordenador que falla, pero os aseguro por mi experiencia que en el 99 % de las veces, es por una letra, una coma, un punto, que hemos añadido u omitido en algún paso, y por eso aunque todo lo demás este bien, no funciona, repasarlo y si aun así os sigue fallando, borrar todo y volver a empezar, todo de nuevo, hacerme caso). 

En las ventanas posteriores le damos al botón “Siguiente” y a “Finalizar".

e         En la última ventana le damos al botón “Cerrar”.

Ya tenemos configurada nuestra cuenta de GMAIL en Outlook.

Ahora cada vez que nosotros recibamos un correo electrónico, lo recibiremos al mismo tiempo en nuestra cuenta de Microsoft Outlook 2007 y en nuestra cuenta de GMAIL.

De la misma forma cuando nosotros enviamos un correo electrónico desde Microsoft Outlook 2007, automáticamente nos aparece en la bandeja de enviados en GMAIL.

Comprobadlo vosotros.

Con esta técnica, podemos utilizar nuestro correo electrónico en el trabajo o en casa con el programa Microsoft Outlook 2007, y si en algún momento debemos utilizar nuestro correo en un ordenador distinto podemos utilizar GMAIL con la seguridad que todo lo que enviemos o recibamos se sincronizara y actualizara a la vez tanto en GMAIL como en Microsoft Outlook.

Espero que esta técnica haya quedado clara en su exposición, si tenéis alguna duda me la consultáis en los comentarios 

Si lo habéis probado, habréis observado, que cuando enviamos un correo desde Microsoft Outlook, en GMAIL este mensaje aparece automáticamente en Enviados, pero si el mensaje lo enviais desde GMAIL, en Microsoft Outlook aparece no en la Bandeja de Enviados sino en la Bandeja de Entrada, en la 2ª parte de esta Técnica os explicare como cambiar esto y que aparezca en la Bandeja de Enviados en Microsoft Outlook.

GANEMOS ENTRE TODOS A LA CRISIS AUNQUE SEA POR PENALTIS.

Chao!