Comenzamos la semana, con una técnica de Excel, que nos va a ahorrar muchos quebraderos de cabeza. Esta opción de Excel, esta muy enfocada cuando creamos hojas de cálculo para otros usuarios, aunque también a veces creamos hojas de cálculo para nosotros mismos y bien por olvido o bien por necesidad a la hora de rellenar un campo de la tabla los valores deben ser unos concretos, no nos vale un dato cualquiera.
Los errores cuando rellenamos campos en una hoja de cálculo son un gran inconveniente (sobre todo cuando realizamos hojas de calculo para otras personas) para lograr la exactitud de los resultados, incluso aunque programemos las formulas correctamente, si a la hora de pasar los datos no se hacen bién, los resultados generados provocan errores.
Así que vamos a ver a traves de los siguientes pasos e imagenes como crear una regla de validación para que solo se admitan unos datos concretos en un campo a la hora de rellenar una hoja de cálculo.
Por ejemplo, imaginemos que trabajamos en una empresa de servicios, creamos una fáctura con la hoja de calculo, pero tenemos que tener en cuenta que cualquier trabajador puede entrar en el ordenador y hacer la fáctura, una de las reglas de nuestra empresa es que el trabajo minimo es 1 hora y el trabajo máximo que podemos dedicar a un trabajo es de 5 horas, la diseñamos y la programamos con la formulas adecuadas, para que al pasar los datos se calcule todo automaticamente.
¿Como hacemos para que al pasar las horas de trabajo solo se puedan introducir en las horas trabajadas valores entre el 1 y el 5, no menos, ni mas, ni medias?.
1º Una vez realizada la hoja de calculo, pinchamos sobre la celda que va a contener nuestra regla de validación, en nuestro ejemplo la B16.
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2º En la barra de menus pinchamos sobre menú Datos, y dentro de la barra de botones que nos aparece pinchamos sobre Validación de datos.
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3º En el cuadro de opciones que nos aparece rellenamos las siguientes opciones: En la Pestaña "Configuración", determinamos en la lista desplegable -Permitir- que lo que vamos a validar son datos, numeros, fechas, horas, una lista de opciones, etc. En nuestro caso como son numeros elegimos "Número Entero". A continuación nos aparece otra lista desplegable para elegir que opción necesitamos, mayor que, menor que, igual que... et. En nuestro caso elegimos "entre". A continuación elegirmos entre que valores, utilizando la casilla de arriba para el valor minimo y la casilla de abajo para el valor máximo. En nuestro caso arriba ponemos 1 y abajo 5. Sobre la casilla de verificación "Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración", la dejamos en blanco, nosotros elegiremos en que celdas queremos que también se aplique esta regla.
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En la pestañas "Mensaje de Entrada" y "Mensaje de Error", escribimos el texto que queremos que aparezca cuando nos situamos sobre la celda, y el texto que aparecera cuando tecleamos un valor que no esta dentro de nuestra regla. Como ejemplo fijate en las imagenes para ver que hemos puesto en esta simulación, tu puedes poner el texto que quieras.
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Por último le damos a Aceptar. Con estos pasos que hemos realizado nos aseguramos que nuestros trabajadores a la hora de crear las facturas no se equivoquen cuando introduzcan los datos dentro la celda de las horas, luego podemos arrastrar la celda para abajo para copiar esta regla en todos los campos de la columna Horas.
Probar vosotros con otros tipos de reglas de validación, como listas, textos, fechas, etc, y ya vereis que sencillo es, y lo que nos ahorraremos en problemas. A la espera de que esta información os haya servido de utilidad, recordar que podeis consultarme lo que querais, que yo os intentare solucionar los problemas.
Puedes ver un video que he creado con todos los pasos para que te resulte más facil la compresión de esta acción de Excel.
Chao!
