TRUCO Nº 21 - ACCESS 2007 - PEDIR CRITERIOS EN UNA CONSULTA

Hola a tod@s

El truco de hoy, nos va servir para crear una solución más dinámica a la opción de las consultas en Access.

Cuando creamos una consulta la realizamos según unos criterios y para que no cambie en el tiempo, como por ejemplo "busca a todos los que vivan en Madrid", una vez creada la consulta siempre que ejecutemos esta consulta nos aparecerán todos los datos de los que viven en Madrid. 

Ahora, si posteriormente queremos a todos los que viven en Barcelona, tenemos que crear (o modificar) una nueva consulta para que "busque a todos los que vivan en Barcelona", y después si queremos a los que viven en Bilbao, pues otra consulta y así sucesivamente. Este tipo de consultas estaría bien si tuviéramos que hacer el cambio una o dos veces, pero en el caso de que tengamos que hacerlo regularmente es ineficiente.

Pero existe una formula más fácil, para realizar este tipo de consultas, y es que Access a través de una pregunta nos solicite el dato a buscar "Madrid", "Barcelona", "Bilbao", "etc." creamos la consulta una sola vez, y así no es necesario que tengamos que añadir o cambiarla más.

Para realizar una consulta en la que Access nos pida el dato automáticamente lo haremos siguiendo los siguientes pasos:

Para este ejemplo voy a utilizar una base de datos de "Alumnos" de un Centro de Formación estos pasos los seguís vosotros de igual forma en vuestra base de datos.

1º Abrimos nuestra  base de datos , le damos al Asistente para  Consultas para añadir una nueva consulta.

2º Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas", y añadimos la tabla y los campos con la que queremos trabajar.

3º Le ponemos un nombre a la Consulta y elegimos la opción "Modificar el diseño de la consulta". y le damos a finalizar.

4º En la pantalla de diseño de Consultas nos vamos a la celda de criterios donde queremos solicitar el parámetro (en nuestro ejemplo ponemos que queremos buscar por "nombre del alumno"), e introducimos el texto que identifique lo que queremos hacer ENTRE CORCHETES. En nuestro ejemplo hemos puesto [Indique el nombre del alumno que quiere buscar]

5º Ejecutamos la consulta. Cuando la ejecutemos Access muestra el cuadro de dialogo de entrada de parámetros con el texto que introdujimos anteriormente, utilizamos este cuadro de texto para introducir el dato que queremos buscar y hacemos clic en Aceptar.

Por último nos aparece un listado con el "Pepe" o "Pepes", si tenemos varios.

Esto lo podemos aplicar a cualquier campo, "Apellidos", "Dirección", etc., así cada vez que ejecutemos la consulta nos busca por el dato que nosotros introducimos, y no por un valor fijo que nos obliga a cambiar o crear nuevas consultas cada vez que necesitamos buscar algo.

Ahora cada vez que hagamos doble clic sobre la Consulta (la vamos a encontrar en la barra de panel de Tablas, o bien si hemos creado un botón en nuestro formulario) nos aparecerá el criterio de búsqueda para que lo pongamos el dato que nosotros que queremos localizar automáticamente.

Espero que este truco os sirva para hacer más fácil vuestra tarea con Access.

Chao!

TRUCO Nº 20 - OUTLOOK 2007 - RECIBIR RESPUESTAS DE UN MENSAJE EN DIRECCIONES DISTINTAS

Hola a tod@s

El truco de hoy, aunque es muy sencillo, nos puede ser de mucha utilidad, cuando utilizamos nuestro correo electrónico, naturalmente desde la dirección que enviamos un correo electrónico recibimos la respuesta.

Pero puede ser que en algunas ocasiones no nos interese:

a) Porque la dirección la vamos a cambiar en breve.

b) Porque si trabajamos en un despacho la respuesta al envío de un correo electrónico no queremos que nos llegue a nosotros sino a una secretaria o a otro departamento

c) Porque enviamos una solicitud por correo electrónico y queremos que la repuesta llegue a un familiar o a un amigo que es en verdad el que necesita la respuesta.

Para solucionar estos u otros problemas derivados de enviar el correo electrónico desde una dirección y recibir la respuesta en otro, lo haremos de la siguiente forma.

1º Abrimos nuestro programa Microsoft Outlook 2007

2º Le damos a Nuevo para redactar nuestro nuevo mensaje de correo electrónico.

3º En la pantalla que nos aparece le damos al menú  "Opciones" y pinchamos sobre el  botón "Dirigir respuestas a.."

4º Nos fijamos (debe de estar activado por defecto), por si acaso que esta activada la opción "Enviar repuestas a...."

5º En el campo de texto, introducimos la dirección de correo a la que queremos que llegue la respuesta.
Si le damos al botón "Seleccionar nombres" accederemos a nuestra lista de contactos para elegir de allí, si procede un dirección de respuesta.

6º Por último le damos al botón "Cerrar".

7º Escribimos nuestro correo electrónico y le damos a "Enviar", y con estos sencillos pasos, en vez de llegar la repuesta a nuestra dirección le llegara a la dirección que hemos puesto.

NOTA.


Cuando volváis a escribir otro correo, no es necesario que hagáis a estos pasos para cambiar la dirección de repuesta, estos pasos son validos solo para el correo determinado que enviamos, luego se cambia automáticamente a la dirección de respuesta nuestra.


Espero que este pequeño truco os ayude a vuestro trabajo, y si tenéis alguna duda enviarme vuestras preguntas.

Chao!

TRUCO Nº 19 - OUTLOOK 2007 - DESCARGAR CORREO DE UNA CUENTA USANDO VARIOS ORDENADORES

Hola a tod@s

Hoy en día con la sociedad (casi) totalmente informatizada, solemos trabajar con varios ordenadores distintos, el que tenemos en el trabajo, el que tenemos en casa, el que nos conectamos en el ciber, el ordenador de un amigo, el ordenador de un familiar, el ordenador de nuestros hijos, etc, y a quien no le ha pasado alguna vez que hemos abierto el correo electrónico en un ordenador en el que no debíamos descargar algunos correos, y cuando llegamos al ordenador correcto como ya lo descargamos en el otro ordenador ya no lo tenemos.

Desgraciadamente, después de que se descargue en un ordenador, Outlook lo borra del servidor, esto significa que el mensaje sólo puede descargarse en un ordenador que en muchas ocasiones no nos convendrá.

     Pero podemos solucionar este problema configurando Outlook para que deje una copia de nuestros mensajes en el servidor para después descargarlo. De esta forma, no importa qué ordenador usemos para comprobar el correo, siempre habrá una copia de los mensajes en el servidor para cuando queremos consultarlo usando otros ordenadores.

NOTA 

El utilizar esta opción no significa que se descargaran los correos electrónicos una y otra vez,, cada vez que abramos Outlook, ya que después de haber descargado un mensaje, Outlook no lo volverá a descargar en ese mismo ordenador.

Bien,  los pasos que seguiremos para configurar Outlook para que nos deje una copia de los mensajes entrantes en el servidor son los siguientes:

1º Abrimos Outlook 2007.

2º Pinchamos sobre el menú Herramientas, y pinchamos sobre Opciones.

3º En el cuadro que nos aparece vamos pinchamos sobre la pestaña "Configuración del correo", y hacemos clic sobre "Cuentas de correo Electrónico...."

4º Nos aparecen la cuenta o cuentas de correo que tenemos configuradas en Outlook, hacemos doble click sobre la cuenta que queremos cambiar.

5º Ahora nos aparece una ventana con todas la configuración de nuestro correo electrónico, ahora vamos a darle al botón "Más configuraciones..."

6º En la ventana que nos aparece le damos a la pestaña Avanzadas.

7º Y ahora hacemos clic sobre la opción "Dejar una copia de los mensajes en el servidor".

Bien llegados a este punto es importante que analicemos las dos opciones que aparecen sobre Dejar una copia de los mensajes en el servidor.

La primera de ellas podemos activarla para que borre los mensajes del servidor pasado un periodo de tiempo, activaremos la casilla "Quinta del servidor después de X días", y especificamos el número de días que queremos que Outlook respete los mensajes en el servidor.

Si nuestro ritmo de trabajo implica estar con todos los ordenadores de nuestro entorno como mínimo una vez a la semana pues le ponemos por ejemplo 10 días, y así no saturamos el servidor , si nuestro ritmo de trabajo nos hace que no sepamos cuando vamos a utilizar o necesitar un ordenador u otro y su correo correspondiente pues no activamos la casilla, esto lo marcara nuestra dinámica de trabajo.

La segunda de las opciones la podemos usar como control, es decir si activamos esta opción Outlook eliminara los mensajes del servidor cuando borremos los mensajes de nuestra carpeta "Elementos eliminados", de manera permanente. Os digo lo mismo que lo anterior depende de vuestra dinámica de trabajo, si sois de los que borran la carpeta de Elementos Eliminados todos los días o muy frecuentemente, no la activéis, si tenéis la costumbre de borrar esta carpeta cada 15 o 20 días, y vais a usar todos vuestros ordenadores y correos en este periodo de tiempo puede ser una opción que a la vez que se eliminan los correos de la carpeta Elementos Eliminados también se eliminen los correos que hay en el Servidor.

     Vosotros decidís.

8º Configuradas todas las opciones, ya solo nos queda darle a Aceptar, en la siguiente pantalla darle a Siguiente y por último en el cuadro que nos aparece le damos a Finalizar.

Y con estos sencillos pasos, ya podemos abrir nuestro correo en tantos ordenadores como queramos que siempre se nos descargaran los mensajes para utilizarlos en caso de que lo necesitemos.

Esta opción la activaremos en el ordenador que utilicemos como principal (el de trabajo, el de casa, etc.)

Espero que este truco os ayude en vuestro trabajo.

Chao!

TRUCO Nº 18 - WORD 2007 - INSERTAR UN HIPERVÍNCULO EN UN DOCUMENTO

Hola a tod@s

Aunque se ha tardado en conseguirlo, unas de las caracteristicas principales que nos proporciona Word es la posibilidad de crear hipervínculos a cualquier tipo de documento : Documentos de Word, documentos PDF, hojas de cálculo de Excel, bases de datos Access, presentaciones PowerPoint e incluso mensajes de correo de Outlook, así como por supuesto música, vídeos o una URL de Internet.

Word acepta hipervínculos en el cuerpo de un documento. Esto nos permite crear documentos "activos" que permiten al lector del documento hacer clic en determinadas secciones y navegar hacia otro documento, que pueda en estar en la Web, en la Intranet corporativa o en el disco duro.

NOTA INFORMATIVA

A veces intentamos crar un hipervínculo pero no nos funciona, y es seguramente porque no tenemos activada la opción en las "Opciones de Word".

Para comprobar que tenemos activada la opción de hipervínculos realizamos los siguientes pasos:

1º Pinchamos sobre el botón de Office y pinchamos sobre el botón Opciones de Word para abrir el cuadro de diálogo de Opciones de Word.

2º Hacemos clic en Revisión y luego en Opciones de Autocorrección para mostrar el cuadro de diálogo de Autocorrección.

3º Hacemos clic sobre la pestaña de Autoformato mientras escribe.

4º Activamos la opción Rutas de red e Internet por hipervínculos (La activamos en el caso de que no este activada si esta activada la dejamos)

5º Hacemos clic en Aceptar, Aceptar, Aceptar, hasta salirnos del cuadro de dialogo.

Con estos sencillos pasos nos aseguramos que tenemos activada la opción Hipervínculos en caso de que no nos funcionara.

Utilizar los pasos anteriores en caso de que realicéis un Hipervínculo y no os salga por si acaso fuera ese el error.

Para crear un hipervínculo, necesitamos usar el comando Hipervínculo de Word, que nos permite especificar no sólo los documentos enlazados, sino la ubicación de dichos documentos (por ejemplo la ubicación de una hoja de Excel). Los pasos a seguir son los siguientes:

1º Escribimos el documento, en el momento que queramos insertar el Hipervínculo seleccionamos el texto que queremos usar para el Hipervínculo o bien seleccionamos la posición en el documento en el que queremos que se muestre el enlace.

2º Pinchamos sobre el menú Insertar opción Hipervínculo, a continuación Word nos muestra el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo.

3º Podemos usar el campo Texto para editar el texto del enlace si fuera necesario.

4º Para definir la información en pantalla, hacemos clic en Info. en pantalla, insertamos el texto y pulsamos Aceptar. Podemos fijarnos en que esto sustituye la dirección de Word mostrada como Info. en pantalla por defecto. Word sigue mostrando la opción Crtl+clic para seguir vínculo.

5º Usamos el campo de texto dirección para especificar el nombre del fichero o página Web al que los usuarios saltarán cuando pulsen Control-clic sobre el enlace. Podemos introducir cualquier de las siguientes opciones:

- Una ruta a otro documento de Word.

EJEMPLO

- Una ruta a un documento de una aplicación distinta en su disco duro.

EJEMPLO

Para hacerlo se realiza de la misma forma que en el ejemplo anterior, solamente que ya elegimos un documento PDF, de Excel, de PowerPoint, etc..

Probar con un hipervínculo hacia una presentación PowerPoint o un documento PDF veréis que bien que queda al pulsar Crtl + clic del ratón sobre la frase del hipervínculo y se va a nuestra presentación o nuestro documento PDF.

- Una ruta a un fichero multimedia (como puede ser un fichero de sonido o de vídeo o una fotografía)

EJEMPLO

Para hacerlo se realiza de la misma forma que en el ejemplo anterior, solamente que ya elegimos un fotografía, un archivo de audio o vídeo.

Crear una lista con nombres y hacer un hipervínculo con fotografías para cada uno de los nombres, o ponéis el titulo de una canción y creáis un hipervínculo con la canción que tenéis guardada en vuestro ordenador veréis que bien que queda al pulsar Crtl + clic del ratón sobre la frase del hipervínculo y se va a nuestra foto o canción.

- Una ruta (o marcador) dentro del propio documento.

EJEMPLO

Para crear un hipervínculo hacia una parte de nuestro documento:

1º Creamos un marcador en la zona hacia donde queremos que vaya el Hipervinculo cuando pinchemos sobre el.

Para crear un marcador:

a) Seleccionamos el texto del marcador. (En el ejemplo tenemos dos hojas en el documento, vamos a crear un hipervínculo que vaya de la hoja 1 a una zona de la  hoja 2, entonces nos vamos a la hoja 2 y seleccionamos el texto para que nos sirva de marcador).

b) Le damos a la pestaña Insertar y al botón Marcador, 

c) Le ponemos un nombre al Marcador que haga referencia a lo que queremos hacer, y le damos al botón Agregar.

2º  En la Hoja nº 1 (Recuerda que estamos siguiendo un ejemplo, en vuestro ordenador hacerlo como lo necesitéis) escribimos la frase de nuestro Hipervinculo en este caso ponemos "Ir a Evaluar los conocimientos"

3º Seleccionamos, pestaña Insertar, Botón Hipervinculo.

4º Pinchamos sobre el botón Marcador, y en la ventana que se nos abre, veremos el Marcador que habíamos creado anteriormente, si tenemos creados más marcadores, estos aparecerán, bien pinchamos sobre el marcador Hoja2 y le damos a Aceptar.

5º Le damos de nuevo a Aceptar.

Bien ya lo tenemos, ahora en nuestro Hipervínculo si hacemos Ctrl + Clic veremos que se nos va al Marcador en nuestro caso a la Hoja 2, así podéis crear tantos Marcadores e Hipervínculos como queramos que conste nuestro documento.

- Una URL de Internet.

EJEMPLO

Para crear un Hipervínculo que vaya a una pagina Web

1º Creamos el texto, de nuestro Hipervínculo, en nuestro ejemplo vamos a crear un hipervínculo a una pagina web de cursos de formación.

2º Minimizamos nuestro documento y vamos a Internet a la pagina web que deseamos que nos lleve cuando pinchemos sobre el Hipervínculo, una vez en la pagina web copiamos la dirección Web en la barra de Direcciones.

3º Minimizamos la pagina y volvemos a nuestro documento, seleccionamos el texto del Hipervínculo, pestaña Insertar, botón Hipervínculo.

4º En la ventana que nos aparece abajo nos aparece Dirección y la barra de texto, pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la barra y le damos a PEGAR.

5º Por último le damos a Aceptar, y ya tenemos creado nuestro Hipervínculo hacia una pagina Web.

Por último recordaros que si seleccionáis la palabra, o frase de vuestro hipervínculo, y sobre ella le dais al botón derecho del ratón, podéis Modificar, Copiar o Quitar el hipervínculo.



Bueno hasta aquí habéis podido comprobar que se pueden crear Hipervínculos hacia donde nosotros queramos, probarlo y si tenéis alguna duda, preguntar en los comentarios que estoy a vuestra entera disposición.

Chao!