TRUCO Nº 9. - WORD 2007 - AUTOCORRECCION - 1ª PARTE

Hola a tod@s

Vamos a ver en un par de entradas, como aprovechar todo el potencial de "Autocorrección" que Microsoft Word pone a nuestra disposición.

En esta primera entrada vamos a ver como "USAR LA AUTOCORRECCÓN PARA INSERTAR NUESTRA FIRMA"

Muchas personas no conocen una de las características más potentes de la autocorrección: Y es que la sustitución de un texto puede incluir la inserción de una imágen. Es decir podemos configurar una entrada de autocorrección para que una entrada de logo esté asociado como el logotipo de nuestar empresa, para que cuando pongamos "LOGO" en nuestro documento y pulsemos INTRO automaticamente aparezca nuestro logotipo.

Esto nos va a facilitar mucho nuestro trabajo a la hora de tener que insertar imagenes en nuestros documentos que usamos habitualmente por ejemplo una versión digitalizada de nuestra firma.

Para realizar esta operación realizamos los siguientes pasos:

Antes de todo tenemos que tener la imagen (en este ejemplo nuestra firma escaneada como imagen) guardada en nuestro ordenador.

1º Vamos realizando nuestro documento.

2º En el momento que necesitamos usar nuestra imagen (esta operación hay que realizarla la primera vez, luego una vez realizadas estas operaciones ya se queda guardada para siempre, o hasta que la borremos) le damos al menú Insertar opción Imagén, luego hacemos clic sobre el archivo que contiene nuestra firma y le damos al botón Insertar.

3º Seleccionamos la imagen insertada.

4º Si existe mucho espacio en blanco alrededor de la firma, le damos al menú Formato opción Recortar y recortamos los bordes hasta que solo quede la firma.

Pincha sobre la imagén para hacerla más grande

Pincha sobre la imagén para hacerla más grande

5º Con la firma seleccionada, le damos al Botón de Office, a continuación al botón Opciones de Word, luego a Revisión y finalmente hacemos clic en Opciones de Autocorrección, pestaña Autocorrección.

Pincha sobre la imagén para hacerla más grande

6º Ahora que estamos en la pestaña Autocorrección, hacemos clic sobre el circulo de "Texto con formato" para seleccionarlo, en el cuadro de texto de la izquierda ponemos una abreviatura o código para nuestra imagen en nuestro ejemplo ponemos Firma, luego le damos a Agregar.

Le vamos dando Aceptar a todas las opciones hasta salir a nuestro documento.

Pincha sobre la imagén para hacerla más grande

Como he comentado anteriormente en esta primera vez no hemos aprovechado todo su potencial, ya que hemos tenido que crear todo el proceso. Pero a partir de ahora cada vez que pongais Firma en el documento y pulseis Intro, automaticamente nos aparece la imagen, si lo guardais como Plantilla siempre tendreis esta opción disponible, cuando utilizeis este documento.

Hemos utilizado la imagen de una firma, pero podeis hacerlo de cualquier imagen que vayais a utilizar en repetidas ocasiones en un documento.

Chao!

TRUCO Nº 8 - ACCESS 2007 - MASCARA DE ENTRADA PARA LOS DATOS INTRODUCIDOS

Hola a tod@s

Siguiendo con el truco anterior de Access de la validación de entrada de datos, vamos a ver como introducir los datos de manera automática en el formato que queramos. Podemos hacer esto aplicando una máscara de entrada al campo. Una máscara de entrada actúa como una plantilla que nos permite ver como debemos introducir los datos. La máscara de entrada también nos va a evitar introducir caracteres inválidos (como una letra cuando lo que se necesita es un número).

Por ejemplo esta es una máscara de entrada cuando se introduce un teléfono en un campo:

(__) ___ - ____

Prefijo del país- Prefijo de la ciudad - Nº de teléfono.

Cada guíon actúa como una marcador para un carácter y puede especificar qué tipo de carácter es válido (números en este caso). Cuando introducimos un dígito, el punto de inserción se mueve de manera automática al siguiente marcador, saltándose los caracteres extra como los paréntesis, espacios y guiones. Por lo que cuando escribimos los díez digitos del número de teléfono el resultado es:

(0034) 91-111222

Para crear máscaras de entrada lo haremos siguiendo los siguientes pasos: 1º Abrimos la tabla en la que queremos crear el campo con la máscara de entrada. (Recordar que lo tenemos que hacer en Vista Diseño) 2º Hacemos clic sobre el campo que vamos a crear la máscara y hacemos clic sobre la propiedad Máscara de Entrada.

Pulsar sobre la imagen para verla más grande

3º En la lista Máscara de entrada, hacemos clic en la máscara de entrada con la vista de datos que queremos ( o en alguna parecida a la que queremos). Para comprobar la máscara de entrada resultante, hacemos clic en Probar y luego introducimos un valor.

4º Hacemos clic en Siguiente

5º Usamos el campo de texto Máscara de entrada para hacer cambios en la máscara y Carácter marcador para elegir el carácter que queremos mostrar en la máscara de entrada.

Pulsar sobre la imagen para verla más grande

El asistente para máscaras de entrada nos muestra las vistas de datos más comunes, pero podemos tener números de cuenta, códigos o ID de empleados que no se ajustan a ninguna de las máscaras predefinidas. En este caso, necesitamos crear una máscara de entrada personalizada, que es una máscara de datos que consiste en tres tipos de caracteres.

* Marcadores de datos: Estos caracteres se sustituyen por los datos introducidos por el ususario. Los distintos marcadeores especifican el tipo de carácter que queremos introducir, (un dígito, una letra...) y si el carácter es opcional.

* Modificadores: Estos caracteres no se muestran en la máscara; en su lugar, se usan para modificar la máscara de alguna forma (como convertir todos los caracteres introducidos a minúsculas).

* Literales: Estos son caracteres extra que se muestran en la máscara igual que en la expresión. Por ejemplo podemos usar los paréntesis como literales que rodean el prefijo en un número telefónico.

A continuación os muestro unos ejemplos de máscaras personalizadas.

Pulsar sobre la imagen para verla más grande

Para poner un ejemplo, supongamos que una empresa usa números de cuenta que consisten en cuatro letras en mayúsculas y cuatro dígitos, con un guión (-) en el medio. La mascara de entrada usando los caracteres del cuadro anterior seria:

>aaaa\-0000

A partir de aquí podeis crear cualquier máscara de entrada que necesiteis usando los modificadores y marcadores de datos del cuadro anterior.

Chao!

TRUCO Nº 7. EXCEL 2007 - BUSCAR UN VALOR EN UNA LISTA Y APLICARLO EN UNA FORMULA.

Hola a tod@s.

En esta entrada vamos a ver la función de Excel BUSCAR V() que es de mucha utilidad, ya que nos va a permitir buscar un valor en una tabla, y utilizarlo posteriormente en una formula.

Esta función es muy útil para las empresas, pero también podemos utilizarla para nuestro trabajo cotidiano, en el ejemplo sobre el que trabajaremos vamos a utilizar una empresa que vende sus productos a un precio pero en función de si le compran más o menos unidades aplica un descuento u otro, por lo que el precio final varia.

Realizamos una tabla en la que pondremos los valores que son necesarios para realizar nuestro trabajo.

Pincha sobre la imagen para hacerla más grande

Ahora vamos a utilizar la función BUSCARV() esta función opera buscando en la primera columna de una tabla el valor que especifiquemos (La V significa “vertical”, existe una función análoga llamada BUSCARH() que busca en la primera fila de una tabla, la H significa horizontal), luego busca en el número apropiado de columnas que también hemos especificado y devuelve el valor que encuentra.

En nuestro ejemplo utilizamos esta función para que mire las unidades que nos han pedido, y en función de estas, se vaya a la tabla de descuentos y nos ponga en la celda correspondiente el porcentaje de descuento a aplicar.

La sintaxis completa de la función BUSCARV() es la siguiente:

BUSCARV (lookup_:value;table_array;col_index_num)

Donde:

Lookup_value: Es el valor que queremos encontrar en la primera columna de table_array. Podemos introducir un número, una cadena o una referencia.

Table_array: Es la tabla que se usa para la búsqueda. Se puede usar un rango, una referencia o un nombre.

Col_index_num: Es el número de columna en la tabla que contiene los datos que queremos que devuelva (la primera columna, es decir, la columna de búsqueda, es 1 , la segunda columna es 2, y asi sucesivamente.)

Para verlo con mas detalle, sobre la tabla de Excel que hemos realizado anteriormente, nos situamos en la celda D4 y escribimos la función.

Pincha sobre la imagen para hacerla más grande

Ahora ya solo nos queda pinchar sobre la celda D4 y arrastrar sobre el cuadradito de la esquina inferior derecha para que se nos copie la función en toda la columna, realizamos lo mismo con las columnas E y F.

Chao!

TRUCO Nº 6 (PARTE2) - WORD 2007 - CALCULAR LOS IMPUESTOS EN UNA FACTURA

Hola a tod@s

Otra de las operaciones que se realizan en una tabla cuando lo que queremos realizar es un presupuesto, factura o albarán es el cálculo de los impuestos basándonos en el subtotal de las bases. Para realizar este cálculo, también tenemos que usar un campo, pero debido a que necesitamos referenciar celdas especificas en la fórmula, vamos a usar referencias absolutas, es decir vamos a asignar letras a las columnas empezando por la A y números para las filas empezando por el 1, así la celda de la columna A y la fila 1 se llamara A1.

Fíjate en la imagen.

Pincha en la imagen para verla más grande

Así podemos decir por ejemplo que:

La Referencia Absoluta A1 se refiere a la celda de la primera fila y de la primera columna.

La Referencia Absoluta D5 se refiere a la celda de la quinta fila y de la quinta columna.

La Referencia Absoluta A1,D5 se refiere las celdas A1 y D5

La Referencia Absoluta A1:D5 se refiere a todas las celdas comprendidas entre la celda A1 de la esquina superior izquierda hasta la celda D5 en la esquina inferior derecha.

La Referencia Absoluta B:B se refiere a todas las celdas de la segunda columna.

La Referencia Absoluta 3:3 se refiere a todas las celdas de la tercera fila.

Ahora vamos a ver paso a paso como calcular los totales, como ejemplo pondremos una factura pero estos mismos ejemplos podéis usarlas si utilizáis albaranes, presupuestos, etc.
Es un poco complicado pero si seguís los pasos uno a uno, y posteriormente practicáis sobre estos conceptos en poco tiempo habréis dominado la técnica de utilizar formulas en las tablas de Word, realizando cualquier tipo de documento.

1º Realizamos la factura en función del formato que mejor se adapte a vuestro tipo de empresa, teneis que tener en cuenta que la tabla que contenga los datos de la factura tenemos que crearla nosotros con las filas y columnas que queramos que aparezcan , utilizaremos para ello todos los recursos de la tabla que pone a nuestra disposición Microsoft Word, a continuación rellenamos la cantidad, el concepto y el precio por unidad. Fijaros que la tabla que contiene estos datos tiene 4 columnas numeradas de la A a la D y 15 filas numeradas de la 1 a la 15.

Pincha en la imagen para verla más grande

Ahora vamos a crear las formulas para rellenar los Totales y los Subtotales, empezamos situándonos en la celda D2 que es el primer total que tenemos que calcular, una vez que nos hemos situado en esta celda (recordar de la entrada anterior que para escribir una formula en Word debemos primero pulsar la combinación de teclas CRTL + F9) y entre las llaves que nos aparecen ponemos =A2*C2\#0,00€ (es importante que no dejéis espacios en la formula, luego tanto la barra, como la almohadilla, como el símbolo del Euro tenéis que pulsar la tecla Alt gr situada al lado de la barra espaciadora y después la tecla correspondiente), cuando finalizeis de escribir la formula, pulsar la tecla F9, y saldra como resultado 1x19,95= 19,95 como al final de la formula hemos puesto el simbolo del dolar nos saldra el resultado en Euros.

Fijaros en la imagen.

Pincha en la imagen para verla más grande



A continuación rellenamos el resto de celdas con sus formulas correspondientes hasta la celda D7, fijaros en la imagen donde pongo las formulas . Recordar que al finalizar de escribir la formula teneis que pulsar F9 para que os aparezca el resultado.

Pincha en la imagen para verla más grande

Ahora que ya tenemos el resultado de los parciales, vamos a sumar la base imponible, para ello utilizaremos la formula que vimos en la entrada anterior, pulsamos Crtl+F9 y escribimos =SUM(ABOVE) \#0,00€ (Above lo ponemos porque queremos que nos sume todas las celdas por encima de la celda formula).

Pincha en la imagen para verla más grande

Ahora que ya tenemos la Base Imponible vamos a calcular el IVA, la formula es sencilla {=D12*18%\#0,00€} es decir multiplicamos el valor de la celda D12 donde está la base imponible por el porcentaje de IVA, en este caso el 18%, y le damos el formato de siempre, al finalizar pulsamos la tecla F9.

Pincha en la imagen para verla más grande

Por último ponemos la cantidad si es necesario de los portes, y finalmente sumamos la Base Imponible, el IVA y los portes utilizando una formula de suma.

Pincha en la imagen para verla más grande

Ya tenemos nuestra Factura terminada con las formulas correspondientes. Teneis que recordar que a partir de ahora cada vez que queremos cambiar un número, ya sea cantidad o precio por unidad, una vez cambiada tenemos que ir a la celda de la formula que afecte este cambio, pinchar sobre la cantidad (se nos pone en gris) y darle a la tecla F9 para que se actualizen automaticamente los precios. En el ejemplo de nuestra factura si por ejemplo en vez de 5 bolis de color azul, ponemos 7 , primero nos vamos a la celda de contiene la formula de cantidad por precio la seleccionamos y pinchamos F9, despues a Base Imponible y F9, despues a la celda de IVA y pulsamos F9 y por último a la celda de total Factura y pulsamos F9, así se actualizan las cantidades automaticamente.

Chao!

TRUCO Nº 6 (PARTE1) - WORD 2007 - SUMAR UNA COLUMNA EN UNA TABLA

Hola a tod@s.

En la entrada de hoy, dedicada a Word vamos a ver las distintas funciones de "suma" que podemos utilizar en una tabla creada en Word, como ya sabéis las tablas en Word son muy útiles para organizar texto en filas y columnas, pero también podemos hacerlas dinámicas aplicando formulas a los datos numéricos que contienen.

El truco para usar formulas con tablas es referenciar las celdas de manera correcta. La forma más fácil de hacer esto es usar referencias relativas, que se usan dentro de las tablas de Word.

Pinchar sobre la imagen para verla más grande

Vamos a ver estas referencias con un ejemplo:

1º Realizamos nuestra tabla, para este ejemplo hemos creado una factura y hemos rellenado los campos de datos.

2º Para sumar el total utilizamos la referencia relativa ABOVE ya que queremos sumar las celdas que estan encima de de la formula.

3º Fijaros en la imagen de abajo los pasos que hemos seguido.

Pinchar sobre la imagen para verla más grande

A partir de ahora cada vez que queramos cambiar algún valor de los totales, para que la formula se recalcule automáticamente en la celda SUBTOTAL, solamente tenemos que irnos a la celda y pulsar F9.

Pinchar sobre la imagen para verla más grande

En la siguiente imagen teneis más ejemplos de uso de las referencias relativas de la sumas de columnas en una tabla de Word.

Pinchar sobre la imagen para verla más grande

Teneis que tener siempre presente que cualquier error en la gramatica de la formula, es decir no poner un parentesis, o cambiar el signo igual de sitio, etc, nos dara error, fijaros bien que la formula este bien escrita.

En las siguientes entradas seguiremos viendo más formulas en las tablas de Word.

Que paseis un buen carnaval

Chao!

MICROSOFT PROYECT - DESARROLLAR EL PLAN DE PROYECTO - (Sesión nº 7)

Hola a tod@s

En la entrada anterior vimos como se crea un nuevo proyecto utilizando las plantillas que pone a nuestra disposición MS PROYECT, ahora vamos a ver cómo crear un nuevo proyecto sin utilizar plantillas.

Una vez que ejecutamos el programa, nos aparece un Nuevo Proyecto, si ya sabemos cómo funciona empezamos a trabajar, si es la primera vez o bien no tenemos mucha experiencia en su manejo, podemos utilizar el asistente para Definir el proyecto.

El asistente para definición de proyectos nos guía a lo largo de la configuración de un nuevo proyecto y nos ayuda a cumplimentar los cuadros de diálogo. Para configurar un nuevo proyecto usando este asistente realizaremos los siguientes pasos:

1º Sobre cualquier sitio en blanco de la barra de botones hacemos clic con el botón derecho del ratón.

2º Elegimos “Guía de Proyectos”

3º En la nueva barra de botones que nos aparece hacemos clic sobre el primer botón “Mostrar o Ocultar la Guía de Proyectos”

Ahora veremos que en nuestra parte izquierda del proyecto nos ha aparecido nuestro asistente con todas las opciones para comenzar a diseñar nuestro nuevo proyecto.

Pincha sobre la imagen para hacerla más grande

Pincha sobre la imagen para hacerla más grande

En este momento podemos empezar a definir nuestro Proyecto.
1º Hacemos clic sobre el enlace “Definir el proyecto”, de esta forma se inicia el asistente en el panel de tareas.

2º Introducimos la fecha de Inicio estimada para el proyecto y hacemos clic abajo en “Continuar con el paso 2”.

3º Indicamos ahora si activamos la colaboración a través de los programas “Proyect Server” y “Proyect Web Server” (Estos programas añaden nuevas herramientas a MS PROYECT que nos facilitan la planificación y la programación, la gestión de recursos y la visualización y reporte de información del proyecto, si tenéis una situación económica que os permita adquirir las licencias correspondientes de estos 2 programas os recomiendo que los incorporéis a PROYECT.) , una vez tomada la dicisión pinchamos sobre abajo donde pone "Continuar con el paso 3."

4º En el último panel, hacemos clic sobre “Guardar y finalizar".

Pincha sobre la imagen para hacerla más grande

Con este último paso estamos ya listos para empezar a especificar los detalles del proyecto.

Chao!