Datos personales

miércoles, 23 de febrero de 2011

TRUCO Nº 5. - ACCESS 2007 - VALIDAR LA ENTRADA DE DATOS

Hola a tod@s

La técnica que vamos a ver hoy del programa MS Access para mí es muy útil, ya que me permite cuando introducimos un dato dentro de un campo incluir una descripción del contenido del mismo para evitar así que se introduzcan datos incorrectos.

Debemos de tener en cuenta que aunque creemos las consultas más potentes del mundo, los formularios más eficientes o los informes más elegantes, todo esto fallará si los datos de las tablas son incorrectos, (dígitos transpuestos o no validos, valores que se salen de un rango, etc.)

Por lo tanto vamos ver de una manera sencilla como ayudar a los usuarios a introducir datos válidos incluyendo una descripción para cada campo de la tabla.
Para ello seguiremos los siguientes pasos:

1º Creamos nuestra base de datos, (para el ejemplo y las imágenes he utilizado una base de datos ejemplo que viene con Access que se llama “Northwind”) al crear nuestra base de datos siempre que creamos una tabla nueva, no debemos dejar el campo Descripción en blanco sino que introducimos la información que queremos que aparezca cuando empecemos a introducir los datos.
(Logicamente si el campo es muy obvio, podemos saltarnos el introducir la descripción)


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A continuación cuando vamos a introducir los datos en los campos es muy importante que nos fijemos siempre en la barra de datos ya que esto ayuda a los usuarios a introducir los datos de la manera más exacta, (pero solo es útil si leemos lo que nos pone en la barra de datos.)



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Siguiendo con el hilo de la validación de datos en MS Access, podemos también mejorar la exactitud y la validez de los mismos, para ello debemos automatizar la comprobación de datos implementando reglas de validación.

Por ejemplo en nuestra empresa creamos un base de datos para gestionar las facturas que realizamos, una de las condiciones es que las facturas tienen lugar hoy o quizás en el pasado reciente, pero nunca en el futuro. Para asegurarnos de esto, podemos configurar una regla de validación que permita que los datos sean menores o iguales a la fecha de hoy, y para las entradas no válidas, podemos definir un texto de validación que se mostrará en forma de alerta.


Para crear esta regla de validación realizamos los siguientes pasos:

1º Vamos creando los campos que compondran nuestra tabla, escribiendo una descripción en los campos y siempre en Vista Diseño, hacemos clic en el campo que queremos aplicar la validación y dentro de la propiedad "Regla de Validación", que se encuentra en las propiedades del campo introducimos la fórmula que especifica el critero de validación, que en nuestro ejemplo es la formula <=Fecha().

Podemos hacer clic sobre el boton (...) para crear la fórmula usando el Generador de Expresiones.


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A continuación vamos a poner un texto de validación, para el usuario que este introduciendo los datos le aparezca si se equivoca. Este texto de validación se verá en forma de alerta. En nuestro ejemplo pondremos la frase "La fecha debe ser menor o igual a la actual".

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Ahora cada vez que un usuario ponga una fecha superior a la del día no le dejara, y le saldra una alerta con la información de lo que tiene que hacer bien.

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Ahora ya sabemos con estos ejemplos, como podemos "Validar la entrada de Datos" en MS Access y no tener ningún problema cuando hagamos informes, consultas, etc., ya que estaremos seguros que el formato de los datos introducidos es el correcto.

Chao!

lunes, 21 de febrero de 2011

MICROSOFT PROYECT- DESARROLLAR EL PLAN DE PROYECTO - (Sesión nº 6)

Hola a tod@s.

Hoy comenzamos el segundo tema de Microsoft Proyect, en este tema vamos a ver como se Inicia un Proyecto como se Programan Tareas, se Configuran los recursos, se Asignan y Planifican Recursos a las tareas y como se Revisa y ajusta el Plan de Proyecto en el programa Microsoft Proyect.

En este segundo tema vamos a trabajar ya con el programa en sí, pero recordar que antes de pasar datos al programa MS Proyect, hemos realizado una labor extensa desarrollando el Proyecto en papel o utilizando un procesador de textos y una hoja de cálculo, siguiendo los pasos que hemos visto en las sesiones y entradas anteriores.

Si directamente pasáis datos al programa sin haber realizado ninguna planificación anterior, el proyecto irremediablemente fracasara.

Comenzamos con el capítulo Inicio de un Nuevo Proyecto.

Creación de un nuevo plan de proyecto.- Vamos a iniciar Microsoft Proyect y comenzar a trabajar en nuestro plan de proyecto. Cuando creamos el archivo del proyecto, tenemos que decidir si queremos planificarlo en función de una fecha de inicio o de una fecha de fin.
Vamos a configurar el calendario general en el que se programaran las tareas, así como añadiremos documentos previos que hemos realizado del proyecto para tener toda la documentación disponible dentro de nuestro plan de proyecto.

Si estais familizarizados con el paquete Office acceder y finalizar el programa es igual que los demás.

Para la creación del archivo de proyecto iniciamos Microsoft Proyect y elegiremos si vamos a crear un proyecto nuevo o a partir de una plantilla.

El espacio de trabajo de MS Proyect se llama vista y la vista que aparece por defecto cuando iniciamos el programa es la de "Diagrama de Gantt", (si quereis una referencia de lo que es un diagrama de Gantt, os dejo una referencia para que conozcais su definición http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt ).

Este diagrama que nos aparece tiene una tabla de tareas en la parte izquierda y el gráfico de barras a la derecha. Podemos utilizar este archivo de proyecto en blanco para empezar a crear un nuevo plan de proyecto desde el principio.



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También se puede crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla. Una plantilla es un tipo de archivo de proyecto que ya contiene información y que nos ayuda a iniciar el proyecto de una manera más rápida.

MS Proyect incluye por defecto 41 plantillas, preinstaladas, aunque si ya hemos realizado algún proyecto anterior con resultados satisfactorios y guardamos el proyecto como plantilla podemos utilizarla para este nuevo proyecto.

También tenemos plantillas disponibles en Office Online, estas se añaden cada poco tiempo a la página de plantillas de Office Online, incluyendo planes de alquiler, iniciativas, planes de preparación de auditorías, campañas de mercadotecnia, etc.

Vamos a ver cómo crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla.
1º Menú Archivo Opción Nuevo.
2º En el panel de tareas Nuevo Proyecto, bajo Plantillas, hacemos clic sobre en PC.
3º En el cuadro de dialogo Plantillas, hacemos clic en la pestaña Plantillas de proyecto.
4º Por último hacemos clic sobre la plantilla que queremos utilizar y hacemos clic en Aceptar. (La primera vez que se elige una plantilla, MS Proyect tendrá que instalarla. Esto sólo lleva unos instantes.)




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Como utilizar las plantillas en línea (Office Online).- Las nuevas plantillas de Microsoft Proyect se van añadiendo continuamente a la página de plantillas de su sitio Web. Estas plantillas no sólo las crea Microsoft sino que también las consultores de gestión de proyectos, los proveedores de soluciones y los usuarios corrientes. Para ver y utilizar estas plantillas tenemos que estar conectados a Internet. Vamos a ver los pasos que tenemos que seguir para usar esta opción:
1º Menú Archivo opción Nuevo.
2º En el panel de tareas que aparece bajo Plantillas hacemos clic en Plantillas en Office Online, inmediatamente aparecerá la página de plantillas en Internet Explorer.

3º Dentro de la opción Categoria de plantillas, hacemos clic en Todas las Categorias. Ahora nos aparecerá una lista todas las categorias disponibles, y buscamos donde aparece Planes y hacemos clic sobre esta categoria.




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4º Una vez que hemos pinchado en planes nos aparecen todas las plantillas disponibles para Proyect, elegimos la que nos interesa y al pasar el ratón por ella, nos da la opción de "Descargar", pinchamos sobre descargar y luego en Aceptar, dependiendo de la velocidad de Internet, y el tamaño de la descarga en un momento "o dos" nos abre el programa MS Proyect con nuestra plantilla descargada.





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Con estos sencillos pasos podemos empezar nuestro proyecto o bien desde el comienzo o a partir de una plantilla.

Chao!


miércoles, 16 de febrero de 2011

MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 5)

Hola a tod@s

Con la entrada de hoy damos por finalizado nuestro primer Tema de Microsoft Proyect “FUNDAMENTOS”, han sido 5 sesiones, en las que hemos visto que es un proyecto y los elementos que lo componen, está claro que solo ha sido teoría y se nos puede haber hecho pesado pero es necesario para comprender y entender lo que significa un Proyecto para luego desarrollarlo en MS PROYECT.

Tenéis que tener en cuenta que si estáis bien preparados para desarrollar los procesos de gestión de proyectos y utilizando el programa PROYECT podéis poneros en cualquier momento a la cabeza de un proyecto.

En la sesión de hoy vamos a ver las Claves a la hora de gestionar correctamente un proyecto. Para realizar de forma satisfactoria un proyecto, se han de seguir los siguientes pasos:

1º Fijar las metas y los objetivos.- Debemos saber y tener claros los objetivos principales del proyecto, de igual manera los objetivos tanto específicos como medibles del proyecto, ya que estos principios son los que nos servirán de guía.

2º Saber cuál es el alcance (objetivo final del proyecto).- Conocer el alcance (incluyendo las tareas, la calidad y la fecha de entrega de resultados) del proyecto y saber exactamente lo que se espera de él. Este alcance incluye lo que se está haciendo (cantidad) y lo bien que se está haciendo (calidad).

3º Conocer las fechas de entrega de resultados.- Tener claro estas fechas, tanto las finales como las correspondientes a los hitos. Hay que manejar siempre fechas razonables para llevar un mejor control del alcance, el presupuesto y el resto de recursos.

4º Conocer el presupuesto.- Si la fecha de fin no es un límite, sí que lo será el presupuesto. Ya que es nuestra responsabilidad llevar la gestión del presupuesto durante el proyecto, es necesario definir el presupuesto lo más realista posible ya que así lograremos ser más precisos y ajustar lo máximo posible el alcance, el tiempo y los recursos, para que se cumpla el presupuesto.

5º Encontrar los mejores recursos.- Hay que recopilar la máxima información posible acerca de los mejores candidatos para las tareas ya que es la mejor manera de obtener los mejores recursos. Aunque los recursos más experimentados serán probablemente los más caros, también serán los más aptos para completar la tarea de forma rápida y con un alto nivel de calidad. Debemos calcular un nivel de calidad aceptable para el proyecto, equilibrar esto con determinación junto con los límites del presupuesto y procurar conseguir lo mejor posible.

6º Introducir la información del Proyecto con precisión.- Debemos introducir las tareas y duraciones, enlazarlas y asignarles recursos, con la máxima precisión posible, de nada nos sirve introducir datos sin contrastar ya que solo obtendremos un conjunto de caracteres y gráficos en una pantalla o en un informe pero que nada tienen que ver con la realidad, eso supondrá el fracaso total del proyecto.

7º Ajustar el plan de proyecto para que se cumplan los requisitos.- Observemos la fecha de finalización calculada en el plan y el costo total, comprobemos si coinciden las limitaciones de las fechas de entrega, si no hay que hacer los ajustes necesarios. Esto se debe hacer siempre antes de que se inicie el proyecto, incluso antes de que se enseñe el plan de proyecto a cualquiera de los otros participantes del mismo.

8º Establecer un punto de partida y comenzar.- Una vez se tiene el plan de proyecto de forma que refleja sólidamente la realidad, hay que tomar una instantánea del plan y empezar la ejecución del proyecto. Esta imagen que se llama punto de partida, es desde dónde partir a la hora de determinar si estamos en el buen camino y cuán lejos podemos desplazarnos si hemos de modificar la programación más tarde.

9º Seguimiento del proceso.- Este paso es muy importante, desde que se comienza todo cambia, ya que las variables del proyecto cambian, si deseamos que todo salga como teníamos planeado se tiene que mantener el plan de proyecto como una herramienta dinámica que acompañe cada uno de los pasos del camino. Mantener el plan significa hacer un seguimiento de la información de progreso.

10º Hacer los ajustes necesarios.- Podemos utilizar la potencia de MS PROYECT para recalcular el plan de proyecto cuando los detalles del proyecto real varían del plan inicial. Entonces, se puede analizar el plan y decidir sobre la mejor decisión para mantener a raya el proyecto. Esta acción debe estar alineada con el plan de proyecto.

11º Comunicar.- Hay que asegurarse que los miembros del equipo saben lo que se espera de ellos y mantenerles informados. Hay que prestar atención cuando se dé cuenta de problemas potenciales en sus tareas. También hay que mantener informado a la alta dirección y a los clientes de los progresos y de las posibles variaciones del plan inicial.

12º Cierre del proyecto ya terminado y acopio de información.- Tanto si un proyecto es sencillo o complicado, un éxito radiante o una tremenda decepción, se puede aprender mucho de ello. La información narrativa de evaluación debe ser plasmada mediante un documento de lecciones aprendidas. La información del proyecto como las tareas, los recursos, la duración, las relaciones y los calendarios pueden almacenarse dentro del propio plan de proyecto. Si el proyecto fue realmente bien, se puede incluso guardar la plantilla del mismo para utilizarla a posteriori en proyectos futuros parecidos.

Hasta aquí las 12 claves para la correcta gestión de un proyecto, si conseguís dominarlas tendréis siempre el éxito asegurado.

En la próxima sesión comenzaremos el TEMA 2.

Chao!

martes, 15 de febrero de 2011

TRUCO Nº 4 - OUTLOOK 2007 - PERSONALIZAR LOS CAMPOS DE LOS MENSAJES EN LA BANDEJA DE ENTRADA

Hola a tod@s.

En este día tan lluvioso de hoy vamos a ver cómo podemos personalizar los campos de los mensajes en la bandeja de entrada, en Outlook como ya sabéis en la presentación por defecto (es decir la que nos aparece cuando abrimos por primera vez el programa) la lista de los mensajes está en el medio de la ventana y el panel de lectura a la derecha.



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A esto se le conoce con el nombre de “modo compacto”, una mejor disposición es la que coloca el panel de lectura debajo de la lista de mensajes.
Para configurar esto hay que realizar los siguientes pasos:

1º Menú Ver opción Panel de lectura
2º Elegimos la opción Inferior



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Bien ahora que ya sabéis como cambiarla podéis elegir la forma de ver vuestro Outlook.

Si te gusta que el panel de lectura esté a la derecha, podemos hacer que sea más fácil de trabajar en el “modo compacto” incrementando el número de líneas que Outlook muestra para cada elemento.

Para agregar esta opción seguimos los siguientes pasos:

1º Menú Ver opción Organizar por opción Personalizar

2º Hacemos clic en el botón Campos y escogemos el número de líneas que queremos que nos aparezca en la lista desplegable que nos aparece Máximo número de líneas en modo compacto. (Por defecto son 2), y le damos a Aceptar.



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A continuación vamos a ver los diez campos de los mensajes de texto que nos aparecen por defecto en la Bandeja de Entrada.

Importancia.- Nos muestra la prioridad que l remitente aplica al mensaje, Alta con signo de exclamación en color rojo, Baja con una flecha de color azul, o Normal sin ningún tipo de icono.

Aviso.- Nos muestra una campana para los mensajes a los que le hemos añadido un recordatorio.

Icono.- Nos muestra un icono que nos da información sobre el estado del mensaje. Un mensaje sin leer un icono de un sobre cerrado, etc.

Datos Adjuntos.- Nos muestra un icono para los mensajes que vienen con uno o más ficheros adjuntos.

De.- Nos muestra el nombre de la persona u organización que envió el mensaje.

Asunto.- Nos muestra el asunto del mensaje.

Recibido.- Nos muestra la hora y la fecha en que se recibió el mensaje.

Tamaño.- Nos muestra el tamaño y de un mensaje en Kb o Mb.

Categorías.- Nos muestra las categorías que se asignan a un mensaje.

Estado de Marca.- Nos muestra las marcas que se aplican al mensaje.



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Esta información que nos aparece es útil, pero no es toda la información que nos proporciona Outlook, existen docenas de campos de datos para cada mensaje, como los campos que nos muestran quien ha recibido copia del mensaje, cuenta desde la que se envió el mensaje, fecha y hora en la que se envió el mensaje, etc., para añadir alguno de estos campos a la lista de mensajes seguiremos los siguientes pasos:

1º Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte de la barra de campos, en el cuadro de dialogo que nos aparece hacemos clic en Selector de campos para mostrar el cuadro de los campos disponibles.




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2º Una vez elegido el campo que queremos añadir a nuestra barra de campos, pinchamos sobre él y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastramos hasta la barra de campos y entre un campo y otro soltamos, anclándose ahí nuestro nuevo campo con la información que deseamos.



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Si queremos darle más anchura a los datos mostrados simplemente nos situamos en la línea que nos aparece entre el campo nuevo y el campo viejo y nos apareceré una flecha con dos puntas una a la izquierda y otra a la derecha pinchamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltar le damos la anchura que necesitemos.

Realizar estas operaciones tantos campos queráis añadir, también tener en cuenta que la operación contraria también funciona, es decir que si queremos quitar campos de nuestra barra de campos simplemente pinchamos sobre él, en la barra de campos y sin soltar el botón del ratón arrastramos hasta el cuadro Selector de Campos y soltamos.

De esta forma configuramos nuestra Bandeja de Entrada de Outlook en función de nuestras necesidades.

Chao!

viernes, 11 de febrero de 2011

MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 4)

Hola a tod@s

Como vimos en la entrada anterior existen cuatro procesos en la realización de un proyecto, y dentro de estos procesos hay elementos claves que son necesarios planificar a la hora de desarrollar el proyecto. Anteriormente vimos el proceso número 1 “Inicialización y Planificación del Proyecto”, también el proceso número 2“Ejecución del Proyecto”, ahora vamos a ver los procesos que nos faltan.

PROCESO Nº 3 “Control del Proyecto”

En este tercer proceso de gestión de un proyecto se han de monitorizar todas las actividades de las tareas, compararlas con el progreso real y hacer los ajustes necesarios.

Para el control del proyecto, realizaremos los siguientes pasos:

* Analizar la Información del proyecto.- En este paso se analiza la información que se está recopilando y se utiliza este análisis para soluciones los problemas que hayan surgido y tomar las decisiones oportunas.

* Comunicación e informes.- Este paso es muy importante ya que a lo largo de la ejecución de un proyecto se debe de estar constantemente en comunicación con todos y cada uno de los miembros que componen el proyecto, mediante la elaboración de informes se ha de mantener una gestión detallada, así como mantener a los participantes informados sobre cualquier problema o circunstancia acaecida, las nuevas decisiones y el progreso general del proyecto.


PROCESO Nº 4 “Cierre del Proyecto”

En este último paso ya habremos completado los objetivos del proyecto y se habrá terminado. Es hora de analizar en profundidad los conocimientos obtenidos, sacar conclusiones, aprender de los errores cometidos y sobre todo analizar minuciosamente cada una de las fases que hemos realizado para realizar una mejora continua.

Cuando se cierra un proyecto hay que hacer lo siguiente:

* Identificar las lecciones aprendidas.- Todo el equipo implicado en el proyecto, con el jefe de proyecto a la cabeza debe mantener una reunión final en la que se evalúen las cosas bien hechas, las que se podrían haber mejorado así como detectar los problemas potenciales para así evitarlos en futuros proyectos.

* Creación de una plantilla de proyecto.- Es muy importante que guardemos una copia del proyecto, junto con las tareas, las métricas de duración, las relaciones entre tareas, las habilidades de los recursos, etc. de forma que si tenemos que realizar en el futuro un proyecto de similares características, no tengamos que reinventar la rueda.

Ahora que ya hemos llegado a un punto en que más o menos entendemos la filosofía de que es un Proyecto y la gestión que debemos hacer para llevarlo a cabo, es necesario que empecemos a conocer y a utilizar la terminología técnica que se utiliza cuando trabajamos como MS PROYECT.

Terminología de la gestión de proyectos

- Participantes del proyecto.- Son los individuos u organizaciones que trabajan en el proyecto y que influyen en su resultado. Entre los participantes de un proyecto se incluyen el Jefe o Jefes de Proyecto, los miembros de los equipos, la organización de los patrocinadores y los clientes.

- Alcance.- Es el trabajo especifico (objetivo) que se necesita hacer en un proyecto para entregar el producto o el servicio.

- Planificación Inicial.- Es un documento con contiene la información clave del proyecto para las tareas a realizar que incluye las fechas de Inicio y Fin, la duración de las mismas y sus costos, con esta información inicial, se pueden hacer comparativas sobre el progreso de las tareas.

- Restricciones de fechas.- Las restricciones de fechas son las que dictan cuando una tarea se tiene que terminar antes de una determinada fecha, o bien que no se puede empezar antes de cierta fecha.

- Dependencias.- Las dependencias surgen cuando las tareas son dependientes unas de otras o bien están relacionadas. Es decir cuando una tarea puede o no puede empezar o terminar hasta que otra comience o termine. También se conoce como vínculos entre tareas o relaciones entre tareas.

- Entregas Parciales.- Es un resultado o elemente que se debe producir para marcar la finalización de un proyecto o de una de sus fases.

Fase.- Es un grupo de tareas que representan una fase principal dentro del ciclo de vida de un proyecto.

Hito.- Es un evento significativo dentro del proyecto, a menudo es la conclusión de una entrega parcial o de una fase.

Diagrama de red.- Es una representación gráfica de un proyecto, caracterizada por las tareas que representan los nodos y las líneas de los enlaces que muestran la relación entre las tareas. A este diagrama en algunos círculos se le denomina también Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Diagrama de Gantt.- Es la representación gráfica de un proyecto. La mitad izquierda de un diagrama de Gantt es la tabla de tareas con sus nombres y demás información relativa. La mitad derecha del diagrama es un diagrama de barras que se extiende a lo largo del tiempo y que representan la duración de cada tarea y su fecha de comienzo y fin.

Estos terminos son importantes que los tengamos claros porque a partir de ahora nos referiremos a ellos en los terminos que le correspondan.

En la próxima sesión veremos cuales son las claves a la hora de gestionar correctamente un proyecto.

Y recordad si teneis alguna duda no dudeis en consultarme.

Chao!

miércoles, 9 de febrero de 2011

MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 3)

Hola a tod@s.

Ahora que hemos comprendido lo que hay que tener en cuenta para comenzar y realizar un proyecto, vamos a ver con más profundidad los procesos de realización de un proyecto, detallando los elementos clave de cada uno de los cuatro procesos que conllevan la gestión de un proyecto.

PROCESO Nº 1 "Inicialización y Planificación del Proyecto"

Cuando se planifica un proyecto se deben de tener en cuenta las siguientes acciones:

* Echar un vistazo global al proyecto.- Se debe de tener muy claro que es lo que se pretende conseguir con el proyecto, primordialmente hay que detectar los objetivos del proyecto y sus metas.

* Identificar los pasos de control al proyecto los resultados parciales y las tareas.- Debemos dividir todo el proyecto en acciones y tareas concretas y la secuencia de tiempo que existe entre cada una de ellas.

* Desarrollo de la programación del proyecto.- Se debe especificar claramente la duración de las tareas, crear las fechas en que estas tareas deben comenzar y deben terminar, crear las dependencias entre ellas, es decir no se puede empezar una tarea sin haber terminado otra o como el inicio de una tarea depende de la finalización de la otra, también se deben calcular los recursos que se necesitaran, cuantos y durante cuanto tiempo.

* Identificar los grupos de trabajo, los equipamientos, los suministros y los servicios necesarios.- Obtener los recursos humanos, el equipamiento y los recursos materiales y asignarlos a las tareas correspondientes. Calcular cuando se completara el proyecto y cuanto costara.

PROCESO Nº 2 "Ejecución del Proyecto"

El segundo proceso de gestión de un proyecto es su ejecución , es decir con los pasos anteriores ya tenemos el plan del proyecto en nuestras manos, todo el mundo esta preparado asi que EMPEZEMOS.

Para la ejecución de un proyecto, realizaremos los siguientes pasos:

* Guardar una copia del Proyecto inicial.- Para posteriormente ir comparandolo con el progreso real del proyecto.

* Monitorizar los recursos durante la realización de las tareas asignadas.- El jefe del proyecto debe estar siempre alerta llevando un control en el progreso de las tareas.

* Seguimiento del proceso de las tareas.- Mediante porcentajes se monitoriza el control del tiempo que lleva completar una tarea desde su inicio hasta el fin, cuantas horas ha empleado un grupo de trabajo en realizar una tarea, y llevar información sobre los costo real de las recursos empleados.

Es importanteque tengais claro estos conceptos,en la próxima sesión completaremos los procesos que conllevan la gestión de un proyecto con los dos procesos que nos faltan Control y Cierre del Proyecto.

Como siempre si tuvierais cualquier duda no dudeis en poneros en contacto conmigo y con mucho gusto os la resolvere.

Chao!

lunes, 7 de febrero de 2011

TRUCO Nº 3 - POWERPOINT 2007 - INSERTAR TEXTO PERSONALIZADO EN EL PIE DE DIAPOSITIVA

Hola a tod@s

En esta entrada vamos a ver cómo podemos insertar texto en el pie de la diapositiva, aunque a priori podamos pensar que no es importante, para las personas que realizan presentaciones de cara al público si les resulta muy útil, ya que permite a la gente que lo está visualizando por ejemplo identificar las diapositivas por el número que aparece debajo de cada una de ellas, y a la hora de finalizar la presentación resultan más fáciles las preguntas porque se refieren a diapositiva 4 o diapositiva 6 etc.

Aunque esta opción es muy obvia para las personas que manejan PowerPoint habitualmente, para los noveles es una opción muy interesante y que les resulta dificil de encontrar.

Paso a Paso.
1º Realizamos nuestra presentación en PowerPoint

(PowerPoint puede mostrar el número de diapositiva en el pie de la misma, pero no solo puede mostrar el número de la diapositiva, sino también la fecha y la hora así como texto personalizado. Este texto personalizado es útil para mostrar mensajes de copyright, el nombre del que ha realizado la presentación, el nombre de la compañía, la referencia del proyecto, etc.)


2º Una vez que tenemos claro que es lo que queremos que aparezca al pie de la diapositiva nos vamos a la primera diapositiva si queremos que aparezca el texto en todas las diapositivas de la presentación, en el caso que queremos que solo aparezca en una diapositiva concreta nos situamos en la misma, a continuación le damos a menú INSERTAR opción ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA.



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En el cuadro de Dialogo que nos aparece nos encontramos con varias opciones que se activan o desactivan con casillas de verificación (pinchando sobre ellas)  la primera que nos encontramos es la de fecha y hora, si pinchamos sobre la casilla para activarla tenemos dos posibilidades que se actualice automáticamente, o poner que aparezca siempre una fecha fija, por ejemplo del día que se realizo la presentación. Si además pinchamos sobre la lista desplegable que nos aparece elegiremos el formato con que queremos aparezca la fecha y la hora.

La segunda casilla de verificación que aparece la utilizaremos para poner número a la diapositiva, la primera el número 1 la segunda el número 2 y así sucesivamente. Si pinchamos sobre ella la activamos y si volvemos a pinchar la desactivamos.

La tercera casilla de verificación que aparece la utilizaremos para poner un texto personalizado, si pinchamos sobre ella para activarla nos permitirá en la caja de texto poner lo que queramos, nombre de la compañía, nuestro nombre, etc.

La última casilla de verificación nos sirve para que no aparezca los textos o números que hemos configurado en la primera diapositiva o diapositiva de presentación.

Por último solo nos queda pinchar con el ratón si queremos que aparezca en todas las diapositivas el botón APLICAR A TODAS y si solo queremos que aparezca en la diapositiva seleccionada en el botón APLICAR.



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Una vez ya en la presentación para comprobar que todo ha salido bien pulsamos sobre la tecla de nuestro teclado F5.

jueves, 3 de febrero de 2011

MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 2)

Hola a tod@s

Vamos a ver que tal habeis realizado el ejercicio, es importante que entendais bien estos conceptos, si lograis entender el sentido de esta práctica habreis logrado entender el 50% del programa, ya que solo habra que pasar estos datos al programa, y que este se encargue de sacar los resultados correspondientes.

Vamos a ver ahora el desarrollo del ejercicio:

Como vimos en la sesión anterior cualquier proyecto se basa en el "triangulo del proyecto" (AMBITO_ALCANCE // TIEMPO // DINERO_RECURSOS), en este proyecto que hemos realizado primero desarrollamos el AMBITO_ALCANCE o lo que es lo mismo las tareas necesarias para llevar a cabo nuestro proyecto que serian.-

AMBITO_ALCANCE (Tareas)

1. Decidir con las personas que te va a acompañar en vacaciones, el lugar de destino.
2. Investigación para averiguar cuál es el medio de transporte adecuado.
3. Compra de billetes si utilizamos un servicio de transporte público.
4. Hacerle una puesta a punto al coche si vamos a viajar en nuestro vehículo.
5. Búsqueda de alojamiento acorde con nuestras necesidades. Puede que decidamos viajar con animales domésticos o niños, en este caso, afinar la búsqueda.
6. Reserva de alojamiento.
7. Compra de guía turística.
8. Averiguar el horario de visitas y realizar reservas en museos y en otros lugares de interés.
9. Búsqueda de ropa adecuada.
10. Comprar medicinas para el viaje y tener los papeles al día para tener asistencia médica fuera de nuestra ciudad.
11. Comprobar que el pasaporte y/o el DNI los tenemos en regla.
12. Comprar cintas de vídeo y carretes de cámara de fotos en caso llevar cámara analógica.
13. Llevar dinero con el cambio de moneda en caso de salir fuera de la zona euro.
14. Llevar adaptadores de enchufe si en nuestro destino la corriente eléctrica es diferente a la de nuestro país.

A continúación el Tiempo que dedicaremos a cada tarea.-

TIEMPO

TAREA 1 ----- 1 DÍA
TAREA 2 ----- 3 DÍAS
TAREA 3 ----- 2 HORAS
TAREA 4 ----- 4 DÍAS
TAREA 5 ----- 2 SEMANAS
TAREA 6 ----- 1 HORA
TAREA 7 ----- 1 HORA
TAREA 8 ----- 2 DÍAS
TAREA 9 ----- 1 SEMANA
TAREA 10 ---- 2 DÍAS
TAREA 11 ---- 1/2 HORA
TAREA 12 ---- 1 DÍA
TAREA 13 ---- 1 DÍA
TAREA 14 ---- 1 DÍA

A continúación los Recursos/Dinero que emplearemos a cada tarea.-

RECURSOS_DINERO

TAREA 1 ----- 0€
TAREA 2 ----- 0€
TAREA 3 ----- 175€
TAREA 4 ----- 350€
TAREA 5 ----- 0€
TAREA 6 ----- 1.900€
TAREA 7 ----- 1€
TAREA 8 ----- 159€
TAREA 9 ----- 100€
TAREA 10 ---- 60€
TAREA 11 ---- 0€
TAREA 12 ---- 30€
TAREA 13 ---- 0€ (No salimos de España)
TAREA 14 ---- 0€ (No salimos de España)

Ahora que ya tenemos todos los datos de nuestro proyecto, lo único que tenemos que hacer es pasarlos al programa MICROSOFT PROYECT, luego una vez introducidos los datos, el programa nos dira mediante informes y de un solo vistazo, el coste total del proyecto y el desarrollo que va a tener, durante el viaje el programa nos informara si vamos cumpliendo con los plazos y con el importe que hemos destinado a cada tarea, y por último y muy importante, al final nos informara si todo ha salido bien, y si no ha salido como habiamos planeado, el programa nos informara donde se han cometido los errores y el "porque" de ellos, para que en las siguientes vacaciones no cometamos los mismos errores, y así vayamos perfeccionando nuestras vacaciones/proyecto.

Logicamente este es mi plantemiento de mis vacaciones, que no tiene en ningun modo que coincidir con vuestro criterio, lo que pretendo es que entendais el concepto del triangulo del proyecto. Si no es asi, no dudeis en consultarme cualquier cosa que no entendais y yo os lo aclarare con mucho gusto.

En la próxima sesión veremos como se inicia el Desarrollo de un Plan de Proyecto.

Un saludo a tod@s

Chao!