MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 5)

Hola a tod@s

Con la entrada de hoy damos por finalizado nuestro primer Tema de Microsoft Proyect “FUNDAMENTOS”, han sido 5 sesiones, en las que hemos visto que es un proyecto y los elementos que lo componen, está claro que solo ha sido teoría y se nos puede haber hecho pesado pero es necesario para comprender y entender lo que significa un Proyecto para luego desarrollarlo en MS PROYECT.

Tenéis que tener en cuenta que si estáis bien preparados para desarrollar los procesos de gestión de proyectos y utilizando el programa PROYECT podéis poneros en cualquier momento a la cabeza de un proyecto.

En la sesión de hoy vamos a ver las Claves a la hora de gestionar correctamente un proyecto. Para realizar de forma satisfactoria un proyecto, se han de seguir los siguientes pasos:

1º Fijar las metas y los objetivos.- Debemos saber y tener claros los objetivos principales del proyecto, de igual manera los objetivos tanto específicos como medibles del proyecto, ya que estos principios son los que nos servirán de guía.

2º Saber cuál es el alcance (objetivo final del proyecto).- Conocer el alcance (incluyendo las tareas, la calidad y la fecha de entrega de resultados) del proyecto y saber exactamente lo que se espera de él. Este alcance incluye lo que se está haciendo (cantidad) y lo bien que se está haciendo (calidad).

3º Conocer las fechas de entrega de resultados.- Tener claro estas fechas, tanto las finales como las correspondientes a los hitos. Hay que manejar siempre fechas razonables para llevar un mejor control del alcance, el presupuesto y el resto de recursos.

4º Conocer el presupuesto.- Si la fecha de fin no es un límite, sí que lo será el presupuesto. Ya que es nuestra responsabilidad llevar la gestión del presupuesto durante el proyecto, es necesario definir el presupuesto lo más realista posible ya que así lograremos ser más precisos y ajustar lo máximo posible el alcance, el tiempo y los recursos, para que se cumpla el presupuesto.

5º Encontrar los mejores recursos.- Hay que recopilar la máxima información posible acerca de los mejores candidatos para las tareas ya que es la mejor manera de obtener los mejores recursos. Aunque los recursos más experimentados serán probablemente los más caros, también serán los más aptos para completar la tarea de forma rápida y con un alto nivel de calidad. Debemos calcular un nivel de calidad aceptable para el proyecto, equilibrar esto con determinación junto con los límites del presupuesto y procurar conseguir lo mejor posible.

6º Introducir la información del Proyecto con precisión.- Debemos introducir las tareas y duraciones, enlazarlas y asignarles recursos, con la máxima precisión posible, de nada nos sirve introducir datos sin contrastar ya que solo obtendremos un conjunto de caracteres y gráficos en una pantalla o en un informe pero que nada tienen que ver con la realidad, eso supondrá el fracaso total del proyecto.

7º Ajustar el plan de proyecto para que se cumplan los requisitos.- Observemos la fecha de finalización calculada en el plan y el costo total, comprobemos si coinciden las limitaciones de las fechas de entrega, si no hay que hacer los ajustes necesarios. Esto se debe hacer siempre antes de que se inicie el proyecto, incluso antes de que se enseñe el plan de proyecto a cualquiera de los otros participantes del mismo.

8º Establecer un punto de partida y comenzar.- Una vez se tiene el plan de proyecto de forma que refleja sólidamente la realidad, hay que tomar una instantánea del plan y empezar la ejecución del proyecto. Esta imagen que se llama punto de partida, es desde dónde partir a la hora de determinar si estamos en el buen camino y cuán lejos podemos desplazarnos si hemos de modificar la programación más tarde.

9º Seguimiento del proceso.- Este paso es muy importante, desde que se comienza todo cambia, ya que las variables del proyecto cambian, si deseamos que todo salga como teníamos planeado se tiene que mantener el plan de proyecto como una herramienta dinámica que acompañe cada uno de los pasos del camino. Mantener el plan significa hacer un seguimiento de la información de progreso.

10º Hacer los ajustes necesarios.- Podemos utilizar la potencia de MS PROYECT para recalcular el plan de proyecto cuando los detalles del proyecto real varían del plan inicial. Entonces, se puede analizar el plan y decidir sobre la mejor decisión para mantener a raya el proyecto. Esta acción debe estar alineada con el plan de proyecto.

11º Comunicar.- Hay que asegurarse que los miembros del equipo saben lo que se espera de ellos y mantenerles informados. Hay que prestar atención cuando se dé cuenta de problemas potenciales en sus tareas. También hay que mantener informado a la alta dirección y a los clientes de los progresos y de las posibles variaciones del plan inicial.

12º Cierre del proyecto ya terminado y acopio de información.- Tanto si un proyecto es sencillo o complicado, un éxito radiante o una tremenda decepción, se puede aprender mucho de ello. La información narrativa de evaluación debe ser plasmada mediante un documento de lecciones aprendidas. La información del proyecto como las tareas, los recursos, la duración, las relaciones y los calendarios pueden almacenarse dentro del propio plan de proyecto. Si el proyecto fue realmente bien, se puede incluso guardar la plantilla del mismo para utilizarla a posteriori en proyectos futuros parecidos.

Hasta aquí las 12 claves para la correcta gestión de un proyecto, si conseguís dominarlas tendréis siempre el éxito asegurado.

En la próxima sesión comenzaremos el TEMA 2.

Chao!