MICROSOFT PROYECT - FUNDAMENTOS - (Sesión nº 4)

Hola a tod@s

Como vimos en la entrada anterior existen cuatro procesos en la realización de un proyecto, y dentro de estos procesos hay elementos claves que son necesarios planificar a la hora de desarrollar el proyecto. Anteriormente vimos el proceso número 1 “Inicialización y Planificación del Proyecto”, también el proceso número 2“Ejecución del Proyecto”, ahora vamos a ver los procesos que nos faltan.

PROCESO Nº 3 “Control del Proyecto”

En este tercer proceso de gestión de un proyecto se han de monitorizar todas las actividades de las tareas, compararlas con el progreso real y hacer los ajustes necesarios.

Para el control del proyecto, realizaremos los siguientes pasos:

* Analizar la Información del proyecto.- En este paso se analiza la información que se está recopilando y se utiliza este análisis para soluciones los problemas que hayan surgido y tomar las decisiones oportunas.

* Comunicación e informes.- Este paso es muy importante ya que a lo largo de la ejecución de un proyecto se debe de estar constantemente en comunicación con todos y cada uno de los miembros que componen el proyecto, mediante la elaboración de informes se ha de mantener una gestión detallada, así como mantener a los participantes informados sobre cualquier problema o circunstancia acaecida, las nuevas decisiones y el progreso general del proyecto.


PROCESO Nº 4 “Cierre del Proyecto”

En este último paso ya habremos completado los objetivos del proyecto y se habrá terminado. Es hora de analizar en profundidad los conocimientos obtenidos, sacar conclusiones, aprender de los errores cometidos y sobre todo analizar minuciosamente cada una de las fases que hemos realizado para realizar una mejora continua.

Cuando se cierra un proyecto hay que hacer lo siguiente:

* Identificar las lecciones aprendidas.- Todo el equipo implicado en el proyecto, con el jefe de proyecto a la cabeza debe mantener una reunión final en la que se evalúen las cosas bien hechas, las que se podrían haber mejorado así como detectar los problemas potenciales para así evitarlos en futuros proyectos.

* Creación de una plantilla de proyecto.- Es muy importante que guardemos una copia del proyecto, junto con las tareas, las métricas de duración, las relaciones entre tareas, las habilidades de los recursos, etc. de forma que si tenemos que realizar en el futuro un proyecto de similares características, no tengamos que reinventar la rueda.

Ahora que ya hemos llegado a un punto en que más o menos entendemos la filosofía de que es un Proyecto y la gestión que debemos hacer para llevarlo a cabo, es necesario que empecemos a conocer y a utilizar la terminología técnica que se utiliza cuando trabajamos como MS PROYECT.

Terminología de la gestión de proyectos

- Participantes del proyecto.- Son los individuos u organizaciones que trabajan en el proyecto y que influyen en su resultado. Entre los participantes de un proyecto se incluyen el Jefe o Jefes de Proyecto, los miembros de los equipos, la organización de los patrocinadores y los clientes.

- Alcance.- Es el trabajo especifico (objetivo) que se necesita hacer en un proyecto para entregar el producto o el servicio.

- Planificación Inicial.- Es un documento con contiene la información clave del proyecto para las tareas a realizar que incluye las fechas de Inicio y Fin, la duración de las mismas y sus costos, con esta información inicial, se pueden hacer comparativas sobre el progreso de las tareas.

- Restricciones de fechas.- Las restricciones de fechas son las que dictan cuando una tarea se tiene que terminar antes de una determinada fecha, o bien que no se puede empezar antes de cierta fecha.

- Dependencias.- Las dependencias surgen cuando las tareas son dependientes unas de otras o bien están relacionadas. Es decir cuando una tarea puede o no puede empezar o terminar hasta que otra comience o termine. También se conoce como vínculos entre tareas o relaciones entre tareas.

- Entregas Parciales.- Es un resultado o elemente que se debe producir para marcar la finalización de un proyecto o de una de sus fases.

Fase.- Es un grupo de tareas que representan una fase principal dentro del ciclo de vida de un proyecto.

Hito.- Es un evento significativo dentro del proyecto, a menudo es la conclusión de una entrega parcial o de una fase.

Diagrama de red.- Es una representación gráfica de un proyecto, caracterizada por las tareas que representan los nodos y las líneas de los enlaces que muestran la relación entre las tareas. A este diagrama en algunos círculos se le denomina también Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Diagrama de Gantt.- Es la representación gráfica de un proyecto. La mitad izquierda de un diagrama de Gantt es la tabla de tareas con sus nombres y demás información relativa. La mitad derecha del diagrama es un diagrama de barras que se extiende a lo largo del tiempo y que representan la duración de cada tarea y su fecha de comienzo y fin.

Estos terminos son importantes que los tengamos claros porque a partir de ahora nos referiremos a ellos en los terminos que le correspondan.

En la próxima sesión veremos cuales son las claves a la hora de gestionar correctamente un proyecto.

Y recordad si teneis alguna duda no dudeis en consultarme.

Chao!